Чи потрібно зберігати подорожні листи в паперовому вигляді

Так, можна зберігати подорожні листи лише в електронному вигляді, але тільки якщо вони оформлені як повноцінні електронні первинні документи з КЕП. Якщо це просто документ у 1С без підписів — паперовий варіант обов’язковий.

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинні документи можуть складатися в електронній формі. Електронний документ повинен містити всі обов’язкові реквізити первинного документа.

Юридична сила електронного документа визначена ст. 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» — електронний документ не може бути визнаний недійсним лише через електронну форму.

Водночас важливо розуміти:
запис у програмі 1С сам по собі не є електронним первинним документом, якщо:

— документ не містить усіх обов’язкових реквізитів;
— на нього не накладені кваліфіковані електронні підписи відповідальних осіб;
— не забезпечена незмінність після підписання.

Якщо подорожній лист формується в 1С, але не підписується КЕП водія/відповідальних осіб, такий документ вважається лише обліковим регістром. У такому випадку необхідно мати паперовий примірник із підписами.

Строки зберігання документів визначені п. 44.3 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text — не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності.

При перевірці відповідно до п. 85.2 ПКУ підприємство зобов’язане надати документи контролюючим органам, а у разі ведення їх в електронній формі — забезпечити можливість їх відтворення та виготовлення паперових копій.

Отже:

— якщо у вас повноцінний електронний документообіг з КЕП — паперовий архів не обов’язковий;
— якщо документи в 1С не підписані КЕП — необхідно зберігати паперові оригінали з підписами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!