Як правильно визначити дату проведення запізнілих документів в бухобліку

Якщо документи Видаткова накладна або Акт були отримані з запізненням, як визначити дату проведення в бухобліку. Які методи застосувати щоб мінімізувати ризики зняття витрат?

ТК

Тамара, консультант

експерт

17.02.2026 | 13:38

Очікує відповідь

В такому разі, зокрема, витрати мають бути показані в тому періоді, коли фактично відбулася госпоперація.

Один із базових принципів бухобліку говорить, що доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів (ст. 4 Закону про бухоблік - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n83).
Своєю чергою, наявність первинного документа - це умова (підкреслимо: саме умова, а не дата) відображення госпоперації в бухобліку (див. ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). При цьому важливо, що дата отримання первинки не визначає дати фіксації в бухобліку госпоперації (як і дата складання первинки не важлива для періоду відображення операції). Адже для вибору періоду, в якому показують, зокрема, витрати слід орієнтуватися на загальні правила НП(С)БО 16 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o25. А в п. 6 останнього сказано, що витратами звітного періоду визнаються або зменшення активів, або збільшення зобов'язань, що призводить до зменшення власного капіталу підприємства (за винятком зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками), за умови, що ці витрати можуть бути достовірно оцінені.

Тому у випадку, коли госпоперація відбулася, а первинка затримується можна застосувати правила п. 2.5 Положення № 88 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17. Згідно з ним якщо правилами документообороту підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Тобто в такому разі показати операцію в бухобліку Ви можете на підставі внутрішнього акту, а потім коли прийде "оригінальна" первинка, підкладете її під такий акт.

Раді допомогти, звертайтесь ще!