Витрати на пальне: можливість відшкодування та оформлення документів

Так, працівник може придбати дизельне пальне за власні кошти для службового автомобіля, а підприємство має право відшкодувати йому такі витрати безготівково за умови належного документального оформлення.

Відповідно до ст. 21 Кодексу законів про працю України працівник виконує роботу в інтересах роботодавця, а роботодавець зобов’язаний забезпечити умови для виконання трудових функцій. Якщо працівник за дорученням або з відома роботодавця здійснює витрати для потреб підприємства, такі відносини підпадають під регулювання ст. 1158, 1160 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, згідно з якими особа, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, має право на відшкодування фактично понесених необхідних витрат.

Для цілей бухгалтерського обліку підставою для відображення операції є первинні документи (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text). Працівник повинен надати фіскальний чек РРО/ПРРО АЗС із зазначенням обсягу та вартості пального. Доцільно видати внутрішній наказ (розпорядження) керівника про доручення придбати пальне для службового автомобіля, що підтвердить зв’язок витрат із господарською діяльністю.

Оскільки кошти працівнику попередньо не видавались, він подає звіт про використання коштів із доданням підтвердних документів. Вимоги до оподаткування сум, виданих або відшкодованих під звіт, визначені пп. 170.9.1, 170.9.2 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965. За наявності підтвердних документів і зв’язку витрат із господарською діяльністю сума відшкодування не включається до оподатковуваного доходу фізичної особи. Відповідно така компенсація не є об’єктом оподаткування ПДФО (п. 163.1 ПКУ) та військовим збором (пп. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Пальне визнається запасами відповідно до п. 6 Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 9 «Запаси», затвердженого наказом Мінфіну від 20.10.1999 № 246 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#Text, та оприбутковується за первісною вартістю згідно з п. 9 НП(С)БО 9.

Проведення:

Оприбутковано дизельне пальне за звітом працівника – Дт 203 – Кт 372

Відшкодовано працівнику витрати на пальне шляхом безготівкового перерахування – Дт 372 – Кт 311

Списано пальне на витрати відповідно до норм використання (за подорожнім листом або іншим внутрішнім документом) – Дт 23, 91, 92 або 93 – Кт 203

Отже, відсутність готівки в касі не перешкоджає компенсації витрат, а безготівкове перерахування на рахунок працівника є правомірним за умови належного документального підтвердження та виробничої необхідності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!