Процедура оплати штрафів за автомобіль у бухгалтерії ТОВ

Ні платити штраф за порушника/відповідальну особу, ні компенсувати сплачений порушником/відповідальною особою штраф підприємство не повинно. Це відповідальність саме фізосіб (адміністративна).

Платити за штрафи має конкретна фізособа (водій або керівник), а не юрособа, на яку зареєстровано транспортний засіб. Тобто ані платити штраф за порушника/відповідальну особу, ані компенсувати їм сплачений ними адмінштраф підприємство в загальному випадку не повинно. Хоча й заборонити йому це робити ніхто права не має. Тому якщо роботодавець ухвалить рішення відшкодувати директорові/водієві кошти, витрачені на штраф, чи навіть самостійно його сплатить, це можливо. Тільки в цьому випадку виникає додаткове благо. Адже, з точки зору оподаткування, величина адмінштрафу, сплачена (компенсована) підприємством за водія/керівника, виступає для останнього оподатковуваним доходом, а саме додатковим благом (пп. “г” пп. 164.2.17, пп. 1.2 п. 161 підрозділу 10 р. XX ПКУ). Водночас платник штрафу (роботодавець) у такому разі буде податковим агентом. Оскільки означений дохід у негрошовій формі, то до бази обкладення податком на доходи він має потрапити із застосуванням натурального коефіцієнта із п. 164.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20240801#n3627 (за ставки податку 18% його розмір дорівнює 1,219512). А ось під час обчислення військового збору, на думку податківців, не потрібно застосовувати натуркоефіцієнт. Аби уникнути виникнення ще одного такого додаткового блага, радимо, щоб підприємство утримувало ці податки із заробітної плати працівника, за якого було сплачено штраф бо знов виникає додаткове благо, з якого потрібно сплатити податки. І цей ланцюжок буде доти, поки сума податків не буде дорівнювати 0. Ця операція це додатковий дохід. І в 4ДФ буде оклад з ознакою 101 і додаткове благо з ознакою 126.
Будуть такі проведення:

• Підприємство сплатило штраф за працівника Дт377 Кт 311
• Нараховано дохід працівнику Дт663 Кт377
• Віднесено на витрати Дт949 Кт663
• Утримано ПДФО з додаткового блага Дт663 Кт641
• Утримано ВЗ з додаткового блага Дт661 Кт642.

Для добровільного відшкодування водій має написати заяву на керівника, в якій обґрунтує порушення ним правил дорожнього руху з проханням сплатити за нього такий штраф з подальшим внесенням (або за рахунок вже внесених коштів) цих коштів в касу чи на розрахунковий рахунок підприємства, або з проханням вирахувати суму адмінштрафу з його зарплати. В цьому випадку в 4ДФ потрібно показати нарахування заробітної плати з ознакою 101. Якщо водій написав заяву про утримання суми штрафу із заробітної плати, це відображається в бухгалтерському обліку так:
Дт 685 Кт 311 на суму штрафу при його сплаті з р/рахунку Дт 651, 641, 642 Кт 311 на суму ЄСВ, ПДФО та військового збору, розрахованих із суми штрафу Дт 661 Кт 685 на суму зарплати при утриманні частини штрафу із зарплати, нарахованої за місяць.

На дату проведення утримання у бухобліку утримані суми, по суті, є виплатою зарплати, бо при цьому дебетується рахунок 661. Тож на дату проведення утримання потрібно сплатити ПДФО, ВЗ та ЄСВ, що припадають на утриману суму. Щоб уникнути окремої сплати податків на утримані суми, утримання можна проводити (Д-т 661 К-т 685) не на дату нарахування зарплати (як правило, це останній день місяця), а на дату її виплати. Тоді суми ПДФО, ВЗ та ЄСВ, що сплачуються під час виплати зарплати, включатимуть у себе і ті суми, що припадають на суми утримань із зарплати, і всі податки, збори та внески будуть сплачені повністю, один раз одночасно з дебетуванням рахунку 661 на суми утримань та на суми виплаченої зарплати на руки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!