Електронний документообіг: підписання договору та акту в PDF форматі

Укладання та підписання договору у форматі PDF, підписаного кваліфікованим електронним підписом (КЕП), є цілком допустимим і відповідає чинному законодавству України. Відповідно до статті 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронним документом вважається документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Згідно зі статтею 6 цього ж закону, для ідентифікації автора електронного документа використовується електронний підпис, і завершенням створення електронного документа є саме накладення такого підпису. Закон не вимагає, щоб документ був тільки в якомусь «спеціальному» форматі (XML тощо) — PDF також є електронним документом, якщо він створений, переданий або підписаний електронно.

Таким чином, якщо договір ЦПХ оформлено у форматі PDF і підписано обома сторонами за допомогою КЕП (наприклад, через «Дія.Підпис», чи інший засіб), цей документ набуває юридичної сили нарівні з паперовим варіантом з підписами від руки. Це підтверджує і стаття 7, згідно з якою оригіналом електронного документа вважається його електронний примірник з підписом, що прирівнюється до власноручного.

Проблема, з якою ви зіткнулись у M.E.Doc, може бути викликана технічними обмеженнями цієї програми, яка не завжди підтримує підписання файлів у форматі PDF, особливо якщо вони підписуються поза межами самої програми. Для таких випадків можна скористатися іншими засобами підпису (наприклад, онлайн-сервісами Центрального засвідчувального органу, «Дія.Підпис», Signy, Вчасно, Paperless, DocuSign тощо) — головне, щоб був використаний КЕП, а обидві сторони мали змогу перевірити справжність і цілісність підпису.

Таким чином, підписання договору та акта у форматі PDF є правильним способом, якщо забезпечено юридично значимий електронний підпис. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15/print

Раді допомогти, звертайтесь ще!