Складнощі з кредитовим сальдо: відсутність документів та звірка контрагента

Вирішувати ситуацію потрібно залежно від того, за рахунок яких коштів директор здійснив оплату, оскільки правові та облікові наслідки в цих випадках принципово різні; тримати кредит 631 і чекати 3 роки для «безнадійності» неправильно.

У цій ситуації ключовим є з’ясування джерела оплати — власні кошти директора чи кошти підприємства (корпоративна картка). Саме від цього залежить правильна модель обліку і податкові наслідки.

Якщо директор сплатив власними коштами і не надав підтвердних документів та не заявляє вимогу про компенсацію, то для підприємства відсутні підстави визнавати зобов’язання перед директором або постачальником. У такому випадку товари, роботи або послуги вважаються безоплатно отриманими, оскільки витрати понесені третьою особою і не підлягають відшкодуванню. Кредиторська заборгованість за рахунком 631 у такій ситуації є обліковою помилкою і підлягає закриттю.

За результатами інвентаризації така заборгованість має бути перекваліфікована з розрахунків із постачальником у дохід підприємства або закрита через розрахунки з директором з подальшим визнанням доходу від безоплатно отриманих активів відповідно до п. 5 та п. 15 НП(С)БО 15 «Дохід» (наказ Мінфіну від 29.11.1999 № 290). Очікування спливу строку позовної давності тут є неправомірним, оскільки фактичного боргу перед контрагентом не існує.

Проведення:
Визнання безоплатно отриманих товарів/робіт/послуг – Дт 631 – Кт 718

Якщо ж директор сплатив корпоративними коштами (через корпоративну картку), але не надав жодних підтвердних документів і не оформив авансовий звіт, ситуація має зовсім інший характер. У такому разі вважається, що кошти підприємства були витрачені без підтвердження господарської мети. Відповідно до пп. 164.2.11 та п. 164.5 Податкового кодексу України такі суми визнаються додатковим благом директора, якщо він їх не повертає.

Підприємство зобов’язане або вимагати від директора повернення коштів на рахунок підприємства, або оподаткувати таку суму як додаткове благо з утриманням податку на доходи фізичних осіб із застосуванням натурального коефіцієнта та військового збору. У будь-якому з цих варіантів заборгованість перед постачальником вважається погашеною, а кредитове сальдо за рахунком 631 підлягає закриттю як помилкове.

Проведення у разі визнання додаткового блага:
Списання кредиторської заборгованості – Дт 631 – Кт 377
Визнання додаткового блага директору – Дт 377 – Кт 641/ПДФО, Кт 642/ВЗ

Таким чином, у жодному з описаних варіантів немає підстав «утримувати» кредиторське сальдо на рахунку 631 протягом кількох років і чекати, поки воно стане безнадійним. У будь-якому випадку з контрагентом фактично розраховано, а наявне сальдо є наслідком неправильного або неповного оформлення первинних документів і має бути врегульоване через інвентаризацію та відповідні бухгалтерські рішення залежно від джерела оплати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!