Списання безнадійної заборгованості та коригування актів звірки

Просто списати дебіторську або кредиторську заборгованість з рахунку 631 без належних підстав не можна; подальші дії залежать від результатів інвентаризації, наявності/відсутності строку позовної давності та характеру помилки.

Заборгованість на рахунку 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» підлягає обов’язковій інвентаризації. Лише за результатами інвентаризації може бути прийняте рішення про її подальше врегулювання (п. 7 розд. ІІІ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879).

Списання заборгованості можливе лише у випадках, прямо передбачених законодавством. Дебіторська або кредиторська заборгованість може бути визнана безнадійною, зокрема, у разі спливу строку позовної давності (ст. 256, 257 Цивільного кодексу України). Водночас щодо заборгованостей, що виникли у період дії «ковідного» та воєнного зупинення перебігу строків, слід враховувати, що зупинення перебігу позовної давності діяло до 04.09.2025 у зв’язку з дією пункту 19 Прикінцевих та перехідних положень Цивільного кодексу України, який втратив чинність із цієї дати. Це означає, що за всіма зобов’язаннями, строк позовної давності за якими не сплив до моменту зупинення, перебіг трирічного строку починається одночасно з 04.09.2025 і спливе лише 04.09.2028. Отже, заборгованість, що тягнеться з 2022 року, станом на сьогодні не є такою, за якою сплив строк позовної давності, і не може бути списана на цій підставі.

Дебіторська заборгованість до спливу строку позовної давності може бути списана лише за наявності обґрунтованих доказів її неповернення. При цьому для платників податку на прибуток, які застосовують коригування фінансового результату на податкові різниці, таке списання призведе до застосування різниць за п. 139.2 Податкового кодексу України і фактичної втрати витрат. Якщо підприємство не застосовує податкові різниці, списання відображається за правилами бухгалтерського обліку, але лише за наявності належних підстав (п. 11 НП(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість», наказ Мінфіну від 08.10.1999 № 237).

Якщо в результаті звірки з контрагентом або інвентаризації буде встановлено, що залишок на рахунку 631 є наслідком помилки минулих періодів (наприклад, акт виконаних робіт за 2022 рік фактично був, але не був відображений в обліку), мова йде не про списання заборгованості, а про виправлення помилки. Такі помилки виправляються відповідно до НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах», затвердженого наказом Мінфіну від 28.05.1999 № 137, шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку (непокритого збитку) на початок звітного року.

У такому випадку оформлюється бухгалтерська довідка, а проведення здійснюється через рахунок 44 «Нерозподілений прибуток (непокритий збиток)». Наприклад, якщо акт виконаних робіт за 2022 рік не був відображений і через це обліковується помилкова кредиторська заборгованість, коригування здійснюється проведенням

Виправлення помилки минулих періодів (необлікований акт виконаних робіт) – Дт 441 – Кт 631

Такі суми не можна відносити на доходи або витрати поточного періоду, оскільки відповідно до принципу нарахування доходи та витрати визнаються у тому періоді, до якого вони належать (ст. 4 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV). Якщо виправлення помилки впливає на фінансовий результат минулих звітних періодів, підприємство зобов’язане подати уточнюючу декларацію з податку на прибуток та уточнену фінансову звітність за відповідний період (п. 50.1 Податкового кодексу України).

Отже, заборгованість з 2022 року за рахунком 631 не може бути списана «просто так»; спочатку проводиться інвентаризація, далі — або очікування спливу строку позовної давності після 04.09.2025, або документально обґрунтоване списання, або виправлення помилки минулих періодів із відповідним коригуванням фінансової та податкової звітності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!