Оприбуткування пального за чеком: чи потрібен авансовий звіт

Так, підприємство може оприбуткувати пальне за фіскальним чеком, але підзвітна особа повинна відзвітувати про використання коштів корпоративної картки; подання авансового звіту обов’язкове лише у випадках, прямо визначених Податковим кодексом.

Розрахунки корпоративною платіжною карткою означають використання коштів підприємства через підзвітну особу. Відповідно до підпункту 170.9.2 Податкового кодексу України підзвітна особа зобов’язана підтвердити використання отриманих коштів документами, що підтверджують здійснення витрат. У разі придбання пального таким підтвердним документом є фіскальний чек РРО/ПРРО, який містить обов’язкові реквізити, визначені Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій…» від 06.07.1995 № 265/95-ВР.

Подання авансового звіту за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841, є обов’язковим лише у випадках, передбачених підпунктом 170.9.4 Податкового кодексу України, зокрема при отриманні готівкових коштів або нявності оподаткованого доходу. Якщо розрахунок здійснено корпоративною карткою в господарських цілях, законодавство не вимагає обов’язкового подання авансового звіту саме за встановленою формою.

За відсутності внутрішнього положення про підзвітні кошти, яке вимагало б авансового звіту і в тій ситуації, коли він законодачвчо не обов'язковий, підприємство може прийняти від працівника звіт у довільній формі або лише фіскальні чеки як підтвердження витрат. При цьому господарський характер витрат на пальне має бути підтверджений внутрішніми документами підприємства — наказом керівника, положенням про використання корпоративних карток, посадовими інструкціями чи іншим розпорядчим документом, що визначає порядок придбання пального для господарських потреб.

Якщо пальне придбане для використання в господарській діяльності підприємства, доходу у вигляді додаткового блага у працівника не виникає (пп. 170.9.1 Податкового кодексу України). У разі втрати чека, відсутності підтвердження господарської мети або здійснення витрат без дозволу роботодавця, такі суми вважаються надміру витраченими коштами. Вони підлягають або поверненню працівником на рахунок підприємства, або оподаткуванню як додаткове благо з утриманням податку на доходи фізичних осіб із застосуванням натурального коефіцієнта та військового збору (пп. 164.2.17 Податкового кодексу України). Одночасно підприємство має право вирішувати питання про відшкодування матеріальної шкоди у межах трудового законодавства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!