Відпустка директора: як організувати підпис документів і звітність

Директор йде у відпустку. Покладається виконання обовязків на іншого працівника. Як бути з підписом документів, чи треба проводити по ЄДР дану особу, чи можна прописати залишаю підпис документів та звітності за собою? Аналогічна ситуація і з єдиним бухгалтером

ІК

Ірина, консультант

експерт

31.01.2026 | 14:32

Очікує відповідь

Директор не може під час відпустки підписувати документи та звітність.

Згідно з законодавством, у період відпустки (лікарняного) директора необхідно призначити особу, яка тимчасово виконуватиме його обов’язки.

Для цього видається наказ, у якому обов'язково зазначається період виконання обов’язків, а також передбачається доплата за додаткову роботу, якщо вона не входить до посадової інструкції працівника.

У наказі про покладання обов’язків директора на іншого працівника (за його письмовою згодою - заявою) необхідно визначити, чи передається право підпису кадрових та інших внутрішніх наказів. Якщо необхідно підписувати зовнішні документи (договори, акти тощо), оформлюється довіреність у довільній формі з дотриманням вимог статей 244–250 Цивільного кодексу України. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1341

Також функції директора можуть передаватись шляхом представництва інтересів підприємства у правовідносинах з третіми особами на підставі довіреності на виконання окремих дій (наприклад, укладення договорів, подання звітності тощо).

Ця опція можлива навіть для абсолютно сторонньої особи для підприємства, якщо це не заборонено Статутом.

Оскільки мова про тимчасове виконання функцій директора, вносити зміни до ЄДР немає необхідності.

У разі необхідності підписання документів в електронному вигляді виконуючому обов’язки директора має бути оформлено електронний підпис. Якщо він буде використаний для подання звітності до ДПС, необхідно подати відповідне повідомлення через кабінет платника податків. Заповнити та надіслати повідомлення можна у розділі «Введення звітності» – документ за формою J1391104 (для юридичних осіб).

Аналогічним чином слід діяти і у разі відпустки бухгалтера. Як правило, якщо бухгалтер єдиний. то його обов'язки на час відсутності покладають на директора.

Додаткова інформація у статті https://7eminar.ua/news/9425-direktor-na-likarnyanomu-xto-pidpisuje-dokumenti-ta-yak-oformiti-povnovazennya

Раді допомогти, звертайтесь ще!