Визначення витрат на відрядження: курс НБУ чи фактичні суми

Добрий день! ТОВ перерахувало на особисту картку працівнику на закордонне відрядження 20000грн. Працівник надав підтверджуючі документи на проїзд і житло в євро. А також виписку з банку в гривні про оплати з особистої картки цих витрат. Як вірно порахувати витрати на відрядження і відповідно компенсацію працівнику витрат: по сумам які працівник сплатив з картки, чи по курсу НБУ євро на дату затвердження авансового звіту?
Бо якщо рахувати по курсу НБУ, тоді виходить, що витрати 25000грн., а якщо рахувати списані сумі з картки працівника, виходить 26500грн. Тобто фактично сплачено працівником на 1500грн більше.

ОК

Ольга, консультант

експерт

31.01.2026 | 12:53

Очікує відповідь

Витрати перераховуються за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту.

Якщо працівнику для закордонного відрядження виданий аванс в гривні, розрахунки відбувались із карткового рахунку у гривнях, не виникало валютної складової. Відповідно не виникли курсові різниці в розумінні НП(С)БО 21.

Тому розрахунки слід проводити за офіційним курсом НБУ, що діє на дату подання підтвердних документів, затвердження авансового звіту.

Зверніть увагу, якщо курс, який діяв на дату здійснення витрат працівником, відрізняється від курсу НБУ, встановленого на дату затвердження авансового звіту, сума витрачена працівником в гривневому еквіваленті буде відрізнятися від суми відшкодування.

Наприклад, якщо курс НБУ на дату затвердження авансового звіту виявився більшим за курс, за яким працівник здійснював оплати, то підприємство має відшкодувати працівнику більшу суму у гривнях, ніж він витратив. Водночас сума витрат у валюті не зміниться.

В вашому випадку внаслідок зміни курса працівник втрачає кошти. Ви можете компенсувати йому 1500 грн, але вже з оподаткуванням.

Раді допомогти, звертайтесь ще!