Оформлення витрат під час відрядження та відпустки за кордоном

Так, поєднання відрядження та відпустки в межах однієї закордонної поїздки дозволене, але витрати слід чітко поділити на службові та особисті, і частина витрат — зокрема на повернення після відпустки — не підлягає компенсації підприємством.

Оформлення:

нарпилкад 1-5 лютого виставка, 6- 10 лютого відпустка.

Оформлюється наказ про відрядження з визначеними датами (наприклад, 1–5 лютого) і окремо — заява та наказ про відпустку (щорічну чи без збереження зарплати) з 6 по 10 лютого.
У відрядженні директор перебуває на авто ТОВ, ТОВ оплачує:
– страхування авто та директора,
– вхідний квиток на виставку,
– добові (за 5 днів відрядження),
– готелі, пальне, інші підтверджені витрати за період 1–5 лютого.
Після повернення подаються авансовий звіт та підтвердні документи, витрати за відрядження компенсуються згідно з нормами.
Що з відпусткою:
Під час 5 днів відпустки директор перебуває у Німеччині з власної ініціативи. Всі витрати (проживання, харчування, дозвілля, пальне, готелі тощо) за цей період не компенсуються підприємством.

Що з дорогою назад:
Оскільки директор повертається з поїздки вже після завершення офіційного відрядження (тобто з відпустки), витрати на зворотну дорогу не вважаються службовими і також не можуть бути компенсовані підприємством. Це підтверджується положеннями про відрядження, згідно з якими відшкодовуються лише витрати, здійснені у межах відрядження.

Чи можна заправку за кордоном проводити корпоративною карткою:
Можна, якщо витрата стосується службового періоду (1–5 лютого) і підтверджена документально (чек, рахунок-фактура). Якщо заправка здійснена під час відпустки — оплатити корпоративною карткою не можна або, якщо оплатили, витрата не включається до авансового звіту і має бути компенсована директором.

Висновок: відрядження та відпустка можуть поєднуватися, але облік витрат має бути чітко розмежований. Витрати на зворотну дорогу після завершення відрядження — це особисті витрати працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!