Як правильно списати пальне для генератора: документи та процес

Організація використання генератора (закупівля пального, заправлення, включення/виключення) має бути оформлена внутрішніми розпорядчими та первинними документами — спеціальних «державних» форм для цього не існує. Підприємство самостійно встановлює порядок, виходячи з вимог бухобліку та контролю за господарськими витратами.
Перш за все керівник видає наказ про експлуатацію генератора. У ньому доцільно визначити: підстави для включення генератора (відключення електроенергії), відповідальних осіб (окремо — за зберігання пального, за заправлення, за включення/виключення)

Пальне, придбане безготівково, оприбутковується в загальному порядку як запаси. Для списання пального необхідно затвердити норми витрат. Державних норм для генераторів немає, тому підприємство розробляє їх самостійно — на підставі технічної документації виробника або за результатами фактичних замірів (хронометражу). Результати замірів оформлюються актом або протоколом, а самі норми затверджуються окремим наказом керівника.
Ключовим первинним документом є журнал (або відомість) обліку роботи генератора. У ньому фіксуються дата, час включення та виключення, кількість відпрацьованих мотогодин, особа, яка здійснила запуск/зупинку

Саме на підставі цього журналу визначається обсяг використаного пального відповідно до затверджених норм.
Заправлення генератора доцільно оформлювати актом заправлення або записом у тому ж журналі (із зазначенням дати, кількості літрів, відповідальної особи).

Списання пального здійснюється актом списання пального, який складається, як правило, щомісяця (або з іншою періодичністю, встановленою в обліковій політиці). В акті зазначаються фактичні мотогодини роботи генератора за даними журналу та кількість списаного пального за нормами. Форма акта розробляється підприємством самостійно.
Таким чином, мінімальний пакет документів: наказ про експлуатацію генератора, наказ про затвердження норм витрат пального, журнал обліку роботи генератора, документи на заправлення, акт списання пального. За наявності цих документів використання генератора буде належно підтверджене як господарська діяльність, а витрати на пальне — обґрунтовані для цілей бухгалтерського та податкового обліку.

Проводка Дт92 ,23,91 Кт203

Акт на списання пального, використаного для роботи генератора

Журнал обліку роботи генератора

Наказ про введення в експлуатацію генератора та визначення норм палива до нього

Ексклюзивна колекція «Накази і акти для обліку витрат на генератори»

Раді допомогти, звертайтесь ще!