Розглянемо Ваші питання:

1. Рекомендуємо, для встановлення факту витоку моторного мастила під час ремонту екскаватора на підставі Наказу керівника підприємства про створення комісії для розслідування причин витоку та оцінки його обсягів затвердити та скласти Акт про витік (розлив) мастила довільної форми. В даному акті потрібно зазначити:

· місце, дату та час інциденту;

· причини витоку (аварія, технічна несправність, людський фактор);

· орієнтовний об'єм втраченого мастила;

· вжиті заходи з ліквідації розливу

2. Коли з'являються нестачі, потрібно прийняти заходи для пошуку винних осіб, тимчасово обліковувати втрату на позабалансовому рахунку 072 (метод рекомендації 2), та нарахувати компенсуючи ПДВ зобов'язання:

Дт 949 Кт 6432, Дт 6432 Кт 6412 саме на втрачене мастило (яке використано не в господарській діяльності).

При цьому втрачене мастило не може надалі бути використана в господарській діяльності підприємства або списано в межах норм природного убутку, тому у разі придбання даного мастила з ПДВ, потрібно нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ на вартість списаних запасів на підставі пп. «г» п. 198.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931

Нового, залитого на заміну мастила це не стосується - воно списується звичайним чином на поточний ремонт за напрямком роботи техніки (Дт23,91 Кт207).

Далі на підставі Акта про витік (розлив) мастила оформлюємо Акт на списання мастила з балансу (наприклад, типової форми № МШ-8 або відповідно до затверджених на підприємстві первинних документів). В бухгалтерському обліку витік моторного масла відображаємо як наднормативні витрати (субрахунок 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей»).

Раді допомогти, звертайтесь ще!