Компенсація витрат на паливо працівника у відрядженні на авто

Використання авто працівника у службових цілях (у т.ч. у відрядженні) може бути оформлене трьома способами:
1) оренда авто;
2) позичка авто;
3) компенсація витрат працівника на використання власного авто.
Перші два дають можливість також відшкодувати без оподаткування і пальне і інші витрати (ремонт, стоянка тощо) на підставі пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ. Тому ми радимо обрати саме серед цих двох варіантів.

Витрати, пов’язані з відрядженням на автомобілі (пальне, ремонт, платна парковка тощо), мають бути документально підтвердженими - чека РРО/ПРРО достатньо, а виписка з карткового рахунку надається як додаткове підтвердження у разі оплати карткою. Списання пального в обліку при цьому має відбуватись згідно з нормами для даного авто та шляховими листами.

Якщо авто не взято в оренду або позичку, відшкодувати вартість пального без оподаткування неможливо. Таке відшкодування буде додатковим благом працівника з оподаткуванням ПДФО 18% з коефіцієнтом 1,219512 і ВЗ 5% без коефіцієнта.

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Враховуючи зазначене, обов’язковими документами будуть наказ про відрядження і один або декілька зазначених вище документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!