Як обробити залишок коштів після відрядження і відпустки

У такій ситуації залишок коштів, виданих під звіт на відрядження, не може “автоматично” переноситись на наступний авансовий звіт. Законодавство вимагає їх повернення протягом втановленого терміну або належного документального оформлення нового призначення.

Кошти під звіт видаються під конкретну господарську мету (службове відрядження).
Якщо відрядження фактично не завершене або перерване через відпустку — частина коштів втрачає своє цільове призначення.

Згідно з п. 170.9 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 працівник зобов’язаний:

подати звіт про використані кошти;
повернути надміру отримані кошти протягом встановлених строків.

Порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк визначено п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України, відповідно до п.п. 170.9.3 якого документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження.

Тому, працівнику слід подати звіт про витрачені кошти за фактичний період відрядження (витрати підтверджуються документами), а невикористаний залишок коштів:

• або повертає в касу / на рахунок підприємства;
• або оподатковується як додаткове благо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!