Відшкодування витрат на запчастини, придбані за кордоном працівником

Вітаю. Директор поїхав за кордон у відрядженння та на виставці придбав з особистої картки запчастину до обладнання для ТОВ, еквівалент 180 тис грни може працівник купувати такі дорогі товари за кордоном, а ТОВ відшкодувати. Якщо так, якась гранична сума є в даній операції. Дякую.

СК

Стефанія, консультант

експерт

24.01.2026 | 11:15

Очікує відповідь

Так, директор може придбати запчастину за кордоном за особисті кошти, а ТОВ має право компенсувати витрати, якщо сума не перевищує 400 000 грн в еквіваленті.

У межах службового відрядження працівник, зокрема директор, має право придбати товари для підприємства за власні кошти, якщо така дія входить до його посадових обов’язків. Законодавство дозволяє подальше відшкодування понесених витрат без їх оподаткування, за умови підтвердження господарського призначення та подання авансового звіту. Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» і пп. 170.9.3 Податкового кодексу України, для підтвердження витрат працівник зобов’язаний подати авансовий звіт із належним пакетом первинних документів: товарним чеком, інвойсом, квитанцією або банківською випискою.

Гранична сума для подібних операцій не повинна перевищувати 400 000 грн в еквіваленті за офіційним курсом НБУ на день транзакції. Це визначено як межа «незначного розміру» відповідно до ст. 20 Закону №361-IX, що дозволяє уникнути посилених процедур валютного контролю.

Витрати, понесені у валюті, підлягають компенсації у гривні за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту або на дату виплати, згідно з обліковою політикою підприємства.

У випадку ввезення товару на територію України необхідно здійснити митне оформлення. Запчастина вартістю 180 000 грн не може бути ввезена без декларування. Для оприбуткування ТОВ повинна мати митну декларацію, що підтверджує легальне ввезення товару та сплату податків і зборів. Без митного оформлення витрати можуть бути визнані недокументованими, а сам товар – не придатним до обліку як актив підприємства.

Таким чином, операція допустима, якщо дотримано обмеження у 400 000 грн, оформлено авансовий звіт з підтверджуючими документами, та здійснено митне оформлення товару.

Усі розрахунки за ЗЕД-операціями (тобто за поточними торговельними операціями) повинні проводитися виключно через рахунки у банках, готівколві прдбання за валюту заборонені https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0005500-19#Text , але в даному випаду розрахунок карткою в межах незанчної операціїї - 400 тис - це дозволено пп.109 Положення №5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0005500-19#n340

Раді допомогти, звертайтесь ще!