Так, новопризначений головний бухгалтер має повне право підписувати звітність за 2025 рік, якщо вона подається вже після його призначення — з 1 січня 2026 року, оскільки на момент подання саме він є відповідальною посадовою особою.

Це прямо випливає з норм законодавства. Відповідно до ч. 2 ст. 11 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», фінансова звітність підписується керівником і головним бухгалтером або особою, відповідальною за ведення бухобліку. Податковий кодекс (пп. 48.5.1 ст. 48) встановлює аналогічне правило: декларацію підписує та особа, яка відповідає за облік на дату її подання. Отже, якщо звітність подається вже у січні 2026 року, її підписує новий бухгалтер — незалежно від того, за який період складено документ.

Щоб закріпити підстави для такого підписання, варто оформити акт приймання-передачі справ — це внутрішній документ, який фіксує факт передачі облікових документів і розмежовує відповідальність між попереднім і новим бухгалтером.

У випадку подання звітності в електронному вигляді, новому бухгалтеру слід:

Отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП);

Подати до ДПС форму №1-ОПП з інформацією про відповідальну особу (впродовж 10 календарних днів після призначення), відповідно до п. 9.3 Порядку №1588;

Надіслати повідомлення про надання інформації щодо КЕП за формою J1391103, щоб підтвердити право підпису у податковій.

У ситуації з податковими накладними, які були сформовані ще у 2025 році, але не зареєстровані, їх може зареєструвати вже новий бухгалтер, але тільки після того, як його повноваження будуть внесені до інформаційної бази ДПС, зокрема через 1-ОПП і повідомлення про КЕП.

І нарешті, важливий нюанс: якщо на дату подання звітності посада головного бухгалтера вже є в штатному розписі та зайнята, підписувати документи виключно директором, навіть якщо він раніше відповідав за облік, вже не можна — звітність має бути підписана обома посадовими особами, як це передбачено законодавством.

Раді допомогти, звертайтесь ще!