Щоб не порушити ліцензійні вимоги та уникнути оподаткування акцизом, витрати на пальне для генератора слід включити до вартості послуги опалення або відобразити як окрему додаткову послугу з технічного забезпечення, але не як «компенсацію вартості палива».

Це важливо, адже відповідно до пп. 14.1.212 Податкового кодексу України, будь-яка передача пального, навіть без оплати, може вважатися його реалізацією. А реалізація пального без ліцензії — це порушення, за яке передбачено значні штрафи згідно зі ст. 73 Закону України №3817-IX (від 45 до 85 мінімальних зарплат).

Щоб уникнути таких наслідків, пальне має вважатися ресурсом, який ви самі використовуєте під час надання послуги з опалення. Відтак, не варто окремо виставляти мешканцям рахунки за дизель або бензин. Замість цього правильним буде:

або включити ці витрати до загальної ціни послуги з опалення;
або виділити як «Додаткову послугу з забезпечення автономної роботи котельні» чи «Забезпечення безперебійного функціонування системи опалення».
Таке формулювання дозволяє трактувати витрати на генератор як ваші виробничі витрати, що відповідає ст. 901 Цивільного кодексу України

Щоб обґрунтувати витрати:

зафіксуйте норми витрат пального (наказ або техдокументація);
ведіть журнал роботи генератора з часом відключень;
оформлюйте акти списання пального на підставі мотогодин і норм.
Якщо ви надаєте комунальну послугу за регульованим тарифом, доцільно уточнити в місцевому органі самоврядування, чи можна включити додаткові витрати в тариф або здійснити перерахунок. Але з податкової точки зору — оптимально включити вартість пального до складу послуги, не виділяючи її окремо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!