Визначення витрат у валюті при підзвітних коштах за кордоном

Вважаємо, що по курсу на дату затвердження авансового звіту керівником
Законодавство, зокрема Інструкція №59 про службові відрядження в межах України та за кордон не містить заборони перераховувати аванс працівників на закордонне відрядження в гривні. Це прописано в п.5 розділу ІІІ такої Інструкції. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n92

Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США / євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.
З цього пункту випливає наступне: як мінімум перед початком відрядження ви маєте виплатити працівнику добові. Якщо такі добові для закордонних відряджень встановлені в іноземні валюті, то їх перерахунок робимо по курсу на день видачі такого авансу, адже по факту такі витрати (добові) не потребують окремого документального підтвердження і звітування.

Що стосується інших витрат, то для розрахунку беремо курс НБУ, що встановлений банком на день затвердження авансового звіту керівником, тобто коли такі витрати підприємство визнало фактично такими, що здійснені в межах його господарської діяльності. До цього часу такі витрати були так би мовити витратами працівника і його право на відшкодування за наявності всіх підтвердних документів виникло лише при затвердженні звіту про відрядження.

Також в п.5 П(С)БО 21 вказано, що операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображаються у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням валютного курсу на початок дня, дати здійснення господарської операції (дати визнання активів, зобов’язань, власного капіталу, доходів і витрат). Знову ж таки, витратами (зобов'язаннями) підприємства такі витрати на СТО стануть лише в момент визнання (затвердження авансового звіту). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0515-00#o35

Якщо б ви видали працівнику аванс саме в валюті, то в такому б випадку розрахунок йшов би за курсом на дату видачі авансу, адже тоді в заборгованість працівника для розрахунків була б валютною.
Наразі заборгованість по невідзвітованим коштам гривнева, адже аванс був саме в гривні.
В частині комісії банку: витрати на конвертацію та банківські комісії, які видно у виписці, включаються до звіту в фактичній сумі в гривнях, яку списав банк. Їх теж ви можете відшкодувати працівнику в разі надання ним виписки з його карткового рахунку. (п. 4 розділу I Інструкції №59)

Отже, порівнюєте загальну суму витрат у гривні з отриманим авансом.Якщо витрати більше авансу — підприємство виплачує працівнику доплату в гривні. Якщо витрати менше авансу — працівник повертає залишок у гривні.
Роз'яснення ЗІР (категорія 109.19)
https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43511

Раді допомогти, звертайтесь ще!