Відшкодування витрат працівника: необхідні документи та процедури

Так, підприємство має право відшкодувати працівникові понесені ним власні кошти за умови належного документального оформлення.

Законодавство не забороняє відшкодування витрат працівника на його зарплатний рахунок. При цьому важливо у відомості на перерахування зазначити, що це відшкодування витрат по звіту про використані кошти щоб банк провів платіж без податків.

Якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей обкладення ПДФО та військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат (роз'яснення податківців https://if.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/764601.html).

Отже, працівник може здійснювати придбання ТМЦ у межах виконання своїх трудових функцій, якщо такі дії передбачені посадовою інструкцією або випливають із характеру його роботи.

Якщо ж посадовою інструкцією такі повноваження не передбачені, доцільним є оформлення наказу (розпорядження) керівника на здійснення відповідної закупівлі та подальше затвердження звіту.

Крім того, слід зазначити, що відсутність попередньої видачі коштів під звіт не позбавляє підприємство права на відшкодування таких витрат, за умови подання працівником звіту про використані кошти з належними первинними документами та його затвердження керівником.

У разі якщо закупівлі здійснюються працівником на регулярній основі, доцільно врегулювати це питання внутрішніми документами (посадова інструкція, положення про підзвітних осіб), або передбачити відповідну доплату щоб уникнути трудових і податкових ризиків.

Раді допомогти, звертайтесь ще!