Списання відсутнього обладнання: які документи потрібно підготувати

Списання відсутніх інструментів та обладнання, виявлених під час інвентаризації, проводиться на підставі протоколу інвентаризаційної комісії та акта на списання. Оскільки винних осіб не встановлено, вартість нестачі списується на витрати періоду (рахунок 947) та одночасно відображається на позабалансовому рахунку 072 до моменту, коли винну особу буде знайдено або до закінчення строку позовної давності.

Процедура списання нестачі, виявленої під час інвентаризації, складається з кількох послідовних кроків.

Крок 1. Документальне оформлення результатів інвентаризації

Підставою для списання є належним чином оформлені результати інвентаризації. Відповідно до Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом МФУ від 02.09.2014 № 879 (далі — Положення №879), розбіжності між фактичною наявністю активів та даними бухгалтерського обліку фіксуються у таких документах:

Інвентаризаційний опис необоротних активів. У ньому фіксується фактична наявність майна.
Звіряльна відомість результатів інвентаризації необоротних активів. У цьому документі порівнюються дані інвентаризаційного опису з даними бухгалтерського обліку та відображаються розбіжності (нестачі або лишки).
Протокол інвентаризаційної комісії. У протоколі комісія наводить свої висновки щодо виявлених нестач, вказує на те, що винні особи не встановлені, та надає пропозиції щодо врегулювання, зокрема, списання нестачі за рахунок витрат підприємства. Протокол затверджується керівником підприємства протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації (п. 2 розд. IV Положення №879).

Підприємства можуть використовувати типові форми цих документів, затверджені Наказом Мінфіну від 17.06.2015 № 572, або розробити власні форми.

Крок 2. Оформлення списання

На підставі затвердженого керівником протоколу інвентаризаційної комісії складається Акт на списання основних засобів. В акті детально описуються причини списання (нестача, виявлена за результатами інвентаризації, винні особи не встановлені).

Крок 3. Відображення в бухгалтерському обліку

Якщо винну особу не встановлено, списання нестачі відображається наступними бухгалтерськими проведеннями:

Списання суми накопиченого зносу:Дт 131 «Знос основних засобів» Кт 104 «Машини та обладнання», 106 «Інструменти, прилади та інвентар».
Списання залишкової вартості на витрати:Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» Кт 104, 106.

Одночасно сума нестачі зараховується на позабалансовий рахунок для обліку до моменту встановлення винної особи або закінчення строку позовної давності: Дт 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».

Крок 4. Податкові наслідки

Податок на прибуток. Операція відображається за правилами бухгалтерського обліку, оскільки Податковий кодекс України не передбачає коригувань фінансового результату до оподаткування на суму нестач, за якими не встановлено винних осіб.

ПДВ. Якщо нструменти та обладнання будт придбані з ПДВ, то при їх списанні потрібно нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання відповідно до п. 198.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20251005#n4931, nак як вони не будуть використовувтаися у господарській діяльності. Базою оподаткування при цьому буде (п. 189.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4564):

- для товарів - вартість їх придбання;

- для необоротних активів - балансова (залишкова) вартість.

Раді допомогти, звертайтесь ще!