Як правильно розрахувати витрати на відрядження за кордон

Оскільки така поїздка є відрядженням, навіть у разі відсутності інших витрат за рахунок працівника, йому необхідно виплатити добові за кожен день відрядження.

Виплата добових - гарантія для відрядженого працівника згідно зі ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719).

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Враховуючи зазначене, обов’язковими документами будуть наказ про відрядження і один або декілька зазначених вище документів.

Якщо немає документальних доказів перебування у відрядженні (крім наказу про відрядження, яким затверджено період відрядження та добові), виплачені добові є додатковим благом працівника з оподаткуванням ПДФО 18% (з коефіцієнтом 1,219512) та ВЗ 5% (без коефіцієнта). (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40109)

Сума добових по закордону у гривні не повинна перевищувати еквівалент 80 євро за курсом НБУ на кожен день відрядження (пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965)). Або можна видати добові у євро - не більше 80 євро за добу.

Якщо видано більше 80 євро за добу у валюті або у гривневому еквіваленті, перевищення буде базою оподаткування ПДФО та ВЗ.

Щодо відряджень за кордон рекомендуємо наш докладний матеріал: https://7eminar.ua/news/1167-vidryadzennya-za-kordon

Раді допомогти, звертайтесь ще!