Ситуація з поверненням товару: як правильно діяти

Ні, вимоги постачальника є необґрунтованими. Ви не повинні оприбутковувати товар, який фактично не отримували, і, відповідно, не можете оформлювати накладну на його повернення. Ваші дії були правомірними.

Основою для бухгалтерського обліку є факт здійснення господарської операції — передача активу та перехід пов'язаних з ним ризиків і вигод. У вашому випадку, ви оглянули товар у відділенні перевізника («Нова пошта») і відмовилися його приймати. Отже, передача товару вам як покупцю не відбулася, право власності на нього не перейшло, і товар не став вашим активом.

Видаткова накладна не є безумовним доказом передачі товару. Видаткова накладна є первинним документом, який підтверджує відвантаження товару продавцем та його отримання покупцем. Для того, щоб вона засвідчувала факт передачі, у ній має бути підпис уповноваженої особи одержувача. Оскільки ви товар не отримали, ваш підпис на накладній відсутній, що робить її одностороннім документом, який підтверджує лише намір постачальника відвантажити товар.

Документи перевізника підтверджують вашу позицію. Ключовим доказом у цій ситуації є документи перевізника. В системі «Нової пошти» буде зафіксовано статус відправлення як «Відмова від отримання», після чого товар буде повернуто відправнику. Ця інформація є об'єктивним підтвердженням того, що ви не отримали вантаж.
«Повернення товару» vs «Відмова від отримання». Важливо розрізняти ці поняття.

Повернення товару відбувається, коли покупець вже отримав товар (оприбуткував його), а потім з якихось причин (неналежна якість, договірні умови) повертає його постачальнику. У цьому випадку дійсно складається накладна на повернення.

Відмова від отримання — це ситуація, коли покупець не приймає товар від перевізника. Господарська операція з купівлі-продажу вважається такою, що не відбулася.

Створення документів на оприбуткування та подальше повернення товару, який ви ніколи не отримували, буде відображенням в обліку неіснуючих (фіктивних) господарських операцій, що є порушенням законодавства про бухгалтерський облік.

Надайте письмову відповідь постачальнику. Офіційно повідомте (наприклад, електронним листом), що на підставі огляду у відділенні перевізника ТОВ «Нова пошта» ви відмовилися від отримання товару (вкажіть причину, якщо це доречно). Зазначте, що факт відмови зафіксований перевізником (можна додати номер експрес-накладної), і товар повертається йому. Вкажіть, що оскільки товар не був отриманий і право власності на нього не перейшло, у вас відсутні підстави для його оприбуткування та оформлення накладної на повернення.

Постачальник має дочекатися повернення свого товару від «Нової пошти» та відобразити цю операцію у своєму обліку як нездійснений продаж.

Раді допомогти, звертайтесь ще!