На нашу думку, у Вашій ситуації скоріш за все маєте базис поставки EXW

Згідно з умовами EXW, особа, що реалізує, надає товар на своєму складі або в будь-якому іншому зазначеному місці. Продавець зобов'язаний повідомити покупця про готовність продукції до відвантаження. Замовник бере на себе необхідні витрати, ризики, пов'язані з транспортуванням від місця перебування до місця призначення.

Покупець зобов'язується:

Організувати транспортування вантажу від місця його перебування до місця призначення.
Сплатити всі витрати, пов'язані з транспортуванням, страхуванням, митним оформленням.
Нести ризики можливих пошкоджень або втрати вантажу в процесі транспортування.
Дотримуватись усіх вимог імпортного законодавства. Отримати будь-які необхідні дозволи або сертифікати для імпорту відправлення.

Перехід ризиків і права власності

Відбувається, коли покупець (або його перевізник) приймає товар на складі вантажовідправника (у ваказаному місці). Продавець не несе відповідальності за завантаження товару. Він також не зобов’язаний займатися оформленням вантажу на митниці

За правилами бухобліку, активами є ресурси, контрольовані підприємством у результаті минулих подій, використання яких, як очікують, призведе до отримання економічних вигід у майбутньому (ст. 1 Закону про бухоблік № 996, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14/ed20240101#n9).

Відповідно до п. 2.1 Методрекомендацій з бухобліку запасів № 2 (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0002201-07#Text):

"2.1. Запаси визнаються активом, якщо:

підприємству перейшли ризики й вигоди, пов'язані з правом власності або з правом повного господарського відання (оперативного управління) на придбані (отримані) запаси;

підприємство здійснює управління та контроль за запасами;

існує імовірність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов'язані з їх використанням;

вартість запасів може бути достовірно визначена."

Одним з основних критеріїв визнання активу є наявність за ним контролю.

Мінфін у листі від 18.11.2016 р. № 31-11410-07-27/32754 вказує:

"...датою здійснення операції для зарахування підприємством активів (товарів) на баланс є дата, на яку підприємству переходять усі ризики й вигоди, пов'язані з правом власності на придбані активи (товари)."

При чому фізично товари, що відповідають наведеним критеріям, можуть ще не надійти на підприємство. Тоді вони будуть товарами в дорозі.

У листі Мінфіну від 15.09.2009 р. № 31-34000-10-16/24584: "...запис про імпортовану сировину в регістрах бухгалтерського обліку має бути здійснено за наявності первинних документів, що підтверджують отримання підприємством контролю і надають достовірну інформацію про обсяг господарської операції (про її кількісно-вартісні реквізити)."

Також орієнтуйтеся на дату визнання зобов`язання перед постачальником за договором - в який момент (дату) Ви маєте за договором зобов`язання оплатити товар (коли Ви визнаєте що поставка відбулася і Ви можете заплатити за неї кошти).

Отже, в цій ситуації вважаємо, що товар може бути прийнятий як товар в дорозі :

Дт 209 (або відразу Дт 152) Кт 632 - на дату отримання його перевізником згідно даних CMR (або на дату підписання акту приймання-передачі Вашим представником, якщо такі умови договору)

Раді допомогти, звертайтесь ще!