Оформлення відрядження, відпустки та авансового звіту працівника

Добрий день.Працівник згідно наказу відбуває у відрядження за кордон для відвідування виставки з 06.12.-14.12 до Німеччини на авто за свій рахунок,07.12 перетнув кордон та підприємство сплатило проживання в готелі з 07.12 по 10.12.,а 11.12 працівник відпросився на 3 дні відпочити,чи можна на ці дні оформити щорічну відпустку,і як провести повернення з відрядження 14.12. в Україну.Можливо повернення із за кордону оформити відрядженням?(підприємство сплатило за автобусний квиток Варшава-Київ 14.12.)Як провести авансовий звіт,якщо окрім добових(80 Дол за добу) інших витрат не було, якою датою,за скільки днів та за яким курсом перераховуємо на рах. прац.,якщо 15.12 надано підтвердж. документи.

ОК

Олена, консультант

експерт

16.12.2025 | 13:45

Відповідь надано

Не можна під час відрядження надавати відпустку

1.Маєте наказ на відрядження 06-14.12.2025. За всі ці дні відрядження за ст.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719 маєте виплатити відрядженому добові. це трудова гарантія. Також оплачується проїзд та проживання за наданими підтвердними документами.

2. Надати відпустку під час відрядження не можна. Єдиний варіант – переривати відрядження 06.12.-10.12. 2025. Далі надавати відпустку за заявою 11-14.2025. Для цього потрібно видавати наказ на дострокове завершення відрядження за доповідною відрядженого.

В такому випадку повернення 14.12.2025 буде вже коштом працівника. Якщо цей квиток компенсує роботодавець, то е буде оподатковуваний дохід як допблаго.

Разом з цим, за нормами п. 10 розд. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, наказ МФУ від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n37 з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів.

Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Отже, працівник має подати керівнику доповідну записку, у якій пояснити поважну причину затримки у відрядженні. На підставі цієї доповідної записки керівник може продовжити строк відрядження на 1 день, тобто внести зміни до наказу про відрядження. Добові за такий день відрядження не нараховують, адже в п. 7 розд. І Інструкції № 59 вказано, що в разі, якщо з дозволу керівника підприємства взято до уваги затримку у відрядженні, то за ці дні працівникові не підлягають відшкодуванню добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд із місця відрядження до місця постійної роботи).

Резюме- в описаній ситуації потрібно обирати варіант:

- Видавати наказ на відрядження 06-10.12.2025 і оформлювати затримку у відрядженні. В такому разі дорога 14.12.2025 може бути без оподаткування

- Видавати окремі накази на відрядження 06-10.12.2025 та на відпустку 11-14.12.2025. В такому разі компенсація повернення назад буду з ПДФО/ВЗ

Як звітувати, за яким курсом, буде залежати від обраного варіанту, валюти авансу, виду платіжної картки, на яку перерахували аванс. Це потребує окремого формулювання питання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!