Книгу обліку доходів та витрат ФОП на загальній бажано вести в розрізі доходів та витрат за кожним КВЕДом
ФОП на загальній системі може одночасно зі здійсненням діяльності з продажу пального отримувати також дохід від інших видів діяльності. Тому і облік доходів бажано вести в розрізі кожного КВЕДу, за яким отриманий дохід.
Це зумовлено тим, що при заповненні річної декларації про майновий стан та доходи такий ФОП в додатку Ф2 до такої декларації заповнює суми отриманих доходів та понесених витрат по кожному окремому КВЕДу.
Про це податківці зазначають в ЗІР (категорія 104.09)
https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40001

Що стосується авансових внесків з податку на доходи фізичних осіб, що були запроваджені саме для роздрібних торгівців пальним, то такі авансові внески, що сплачуються протягом року, враховуються при остаточному розрахунку податку до сплати саме за підсумками року. Вони не включаються у витрати, не відображаються в Книзі обліку доходів та витрат, а є, так би мовити, наперед сплаченими податками. (ЗІР, категорія 104.09)
https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42355

Наприклад, за результатами року ви отримали 1 000 000 грн чистого прибутку в цілому за 2025 рік.
Як ФОП на загальній системі ви сплачуєте 18% ПДФО та 5% військового збору, а також по 22% ЄСВ за місяці, в яких був дохід, але не менше, ніж в розмірі мінімального внеску.

За результатами 2025 року до 01.05.2026 року подати Декларацію про майновий стан та доходи. В такій декларації ви відобразите 1 млн чистого прибутку, з якого нарахуєте 18% ПДФО - 180 000 грн та 5% військового збору - 50 000 грн.
Якщо протягом 2025 року ви вже сплатили 60 тис авансового внеску з ПДФО (умовно), то до сплати у вас буде лише різниця 180 тис - 60 тис. = 120 тис. ПДФО, а також 50 тис військового збору.

ЄСВ в розмірі 22% ви розраховуєте за ті місяці, коли у вас був чистий дохід (прибуток).
Наприклад, в січні у вас прибутку не було і був збиток 10 тис. грн. Тоді за січень ЄСВ ви не нараховуєте.
В лютому чистий дохід склав 100 тис. грн. Відповідно сума ЄСВ за лютий буде 100 тис х 22% = 22 тис. грн.
У березні ваш чистий дохід був 5000 грн. За березень 22% від 5000 грн становило б 1100 грн. Але за такий місяць ви повинні сплатити в розмірі, не менше мінімального внеску, що встановлений у 2025 році - не менше 1760 грн.

Якщо ж за результатами року ви отримали 40 тис чистого прибутку, з якого 18% ПДФО становило б 7200 грн, але при цьому сплатили 60 тис. авансового внеску, то, на жаль, різниця 60 000 - 7200 = 52800 грн не повертається, а списується в бюджет.

Раді допомогти, звертайтесь ще!