Змішаний документообіг: вимоги до валютних актів та сканкопій
Питання: 1.Може бути на підприємстві змішаний документообіг (паперовий +електронний)? Як і де правильно прописати?
2. Чи можна роздрукувати сканкопію контракту купівлі-продажу авто(імпорт), отриману через ел.пошту, завірену директором в установленому порядку і надати при перевірці? Як захиститись-Законодавча база?Дякую.
Так, документообіг може бути і паперовий, і електронний.
1. Якщо у вас на підприємстві є положення про документообіг, то в ньому можете зазначити, що документи можуть складатися або в паперовій, або в електронній формі.
Якщо ж такого положення немає, то за взаємною згодою сторін, в тому числі й при обміні листами, повідомленнями, договорами чи саме фактом підписання документу може бути надана така згода на обмін в електронному вигляді.
В ст. 207 Цивільного кодексу вказано, що правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-комунікаційної системи, що використовується сторонами. У разі якщо зміст правочину зафіксований у кількох документах, зміст такого правочину також може бути зафіксовано шляхом посилання в одному з цих документів на інші документи, якщо інше не передбачено законом.
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1173
Електронний документ, складений та підписаний сторонами відповідно до законодавства про електронні документи та ЕДО, матиме юридичну силу та буде правомірним навіть у разі, якщо договір, укладений між сторонами, не містить прямої умови про застосування ЕДО. Головне – щоб не забороняв це.
Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. (ст.8 Закону "Про електронні документи та електронний документообіг") https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n49
В разі ж, якщо контрагент хоче отримати виключно паперовий варіант, ви маєте його надати саме таку паперову форму.
2. Законодавство України дозволяє використання електронних та сканованих копій документів у зовнішньоекономічній діяльності (ЗЕД) за умови, що вони дозволяють ідентифікувати операцію та її учасників.
В ст.6 Закону про ЗЕД вказано, що зовнішньоекономічний договір (контракт) укладається суб'єктом зовнішньоекономічної діяльності або його представником у простій письмовій або в електронній формі, якщо інше не передбачено міжнародним договором України чи законом. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/959-12#n171
Тому ви можете завірити такий роздрукований варіант, якщо оригінал отримати немає змоги.
Також бажано зберегти сам лист, де контрагент надсилав вам такий контракт зі свого боку.
В разі перевірки контролюючий орган звертає увагу не лише на форму договору, а й на інші документи, що підтверджують реальність операції (інвойс, митна декларація, CMR на перевезення тощо). Тому сукупність таких документів буде підтверджувати реальність діяльності та ваше право на витрати по такому договору.
Також в ст.627 ЦКУ зазначено, що сторони є вільними в укладенні договору, виборі контрагента та визначенні умов договору з урахуванням вимог цього Кодексу, інших актів цивільного законодавства, звичаїв ділового обороту, вимог розумності та справедливості. Тобто, якщо ваш контрагентр-нерезидент визнав такий договір, не вимагає у вас оригіналу і поставив вам товар, то це теж є одним з аргументів.
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3118
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Відповідь від 15 хвилин!
Підключіть сервіс «Особистий консультант» та отримайте рішення всіх ваших робочих завдань від найкращих експертів-практиків країни.
Чи потрібен РРО для підприємця на спрощеній системі
Пільги для ФОП для дітей загиблих на війні: що знати
Розрахунок компенсації за невикористану відпустку при звільненні
Право ФОП на надання послуг "шведського столу" юридичній особі
Чи може ТЦК накласти штраф за ведення військового обліку
Чи потрібно реєструвати податкові накладні на роялті
Ліцензія на акциз: село чи місто – як визначити
Коли подавати заяву на реєстрацію платника ПДВ
Питання про оформлення відпустки після лікарняного по вагітності
Нарахування ПДВ при передачі електромобіля після авансової оплати
Виплата додаткових днів відпустки при звільненні інваліда групи 2
Повідомлення про відмову в оплаті листка непрацездатності виконавцю
Перевищення ліміту бронювання при звільненні працівника: що робити
Коли закривати рахунок 378: після кожної виплати чи разом
Як закрити 378 рахунок при нарахуванні лікарняних
Нотаріальне посвідчення договору оренди автомобіля для ФОП потрібно
Правомірність застосування нульової ставки ПДВ при експорті товарів
У контракті на поставку товарів із нерезидентом зазначено, що право …

