Оформлення зберігання первинних документів на складі: рекомендації

Зберігання первинних документів у приміщенні складу можливе, але має бути формалізоване внутрішніми документами підприємства. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (п. 6.2, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88) вимагає зберігати документи в бухгалтерській службі або в спеціально обладнаних місцях під відповідальністю призначених осіб. Якщо через великий обсяг документів це неможливо, підприємство має право визначити інше місце зберігання, але за умови належного оформлення.

Потрібно видати наказ керівника, у якому зазначити причину переміщення документів, адресу складу та призначити матеріально відповідальну особу. Далі слід оформити акт приймання-передачі документів на відповідальне зберігання із переліком справ.

У разі знищення складу наказ та акт передачі лише підтверджуватимуть місце зберігання, але самі по собі не доводять факт втрати документів. Податковий кодекс (п. 44.5 ПКУ) зобов’язує протягом п’яти днів повідомити контролюючий орган про втрату документів та розпочати їх відновлення. Для підтвердження форс-мажору і фактичної втрати потрібно мати зовнішні докази: довідку ДСНС про пожежу/руйнування, витяг з ЄРДР про реєстрацію факту знищення майна, за можливості сертифікат ТПП про форс-мажор, фото- чи відеофіксацію, акти огляду місця події.

Такий пакет внутрішніх та зовнішніх документів разом із своєчасним повідомленням податкової буде достатнім підтвердженням для контролюючих органів у разі знищення складу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!