Стосовно оплати певних витрат за інших працівників у відрядженні Мінфін надав свою позитивну оцінку ще у 2014 році (Лист від 08.01.2014 № 31-07250-06-29/19). Коментований лист стосується саме корпоративної картки, але аналогічний підхід має діяти і у разі використання власної картки чи готівки, на нашу думку.
Проте ДПС (наприклад, в ІПК від 07.10.2025 № 5362/ІПК/99-00-24-03-03) наполягає на відшкодуванні витрат тільки у разі їх оплати індивідуально кожною відрядженою особою.

Теоретично ДПС може визнати відшкодування квитка, оплаченого за іншого працівника, додатковим благом. А вартість додаткового блага відповідно оподаткувати ПДФО 18% (з коефіцієнтом 1,219512) та ВЗ 5% (без коефіцієнта).

Отже, найбезпечніший варіант з точки зору проходження перевірок ДПС полягає у тому, щоб кожен відряджений працівник оплачував свої власні витрати самостійно і потім ці витрати відшкодовуються саме йому.

У квитку на залізничний транспорт вказується ім’я пасажира, а не особи, яка фактично оплатила квиток, тому радимо відшкодувати вартість квитка саме тому працівнику, який зазначений пасажиром.

Раді допомогти, звертайтесь ще!