Відшкодувати витрати на проживання при наявності підтвердних документів можливо

По поверненні із відрядження працівник має прозвітувати із наданням підтвердних документів, визначених в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965

Підтвердженням проживання є персоніфікований рахунок готелю на проживання, розрахунковий документ, у разі оплати платіжною карткою – виписка з карткового рахунку.

Отже, спочатку дивіться рахунок готелю – чи є в ньому ПІБ обох відряджених. Далі – розрахунковий документ, фіскальний чек. В чеку має бути зазначена форма оплати (готівка або платіжна картка).

Якщо оплачено карткою, то компенсувати можливо витрати лише особі, на кого картка емітована. Якщо оплата проведена готівкою, то компенсуєте тому, хто надає при звітуванні фіскальний чек. Нажаль, розділити чек між відрядженими порівну не можна. При найми ,якщо так зробити, то виникатиме оподатковуваний дохід і працівника, до авансового звіту кого чек не доданий.

Врахуйте також, що у разі компенсації підтверджених витрат одному із відряджених (хто їх фактично поніс по факту), щоб уникнути оподаткування другого місця в номері потрібно в наказі на відрядження уповноважити такого працівника провести оплату за обох із подальшою компенсацією.

Раді допомогти, звертайтесь ще!