Як правильно скласти авансовий звіт для закордонного відрядження

Добрий день. Як скласти та порахувати аван. звіт: працівнику перераховано аванс на картку 40 000 грн на закордонне відрядження, 14.11.2025р. він подає чеки по заправці за різні дати авто на 200 євро та чек на проживання в готелі 380 євро, також вказує добові по Україна 600 грн та добові закордоном 80 євро*доба-10 діб=800 євро. Всього виходить витрачено 600 грн. та 1380 євро . на яку дату та за яким курсом рахувати витрати в євро та як поєднати з витратами в гривні, дякую

ОК

Ольга, консультант

експерт

16.11.2025 | 00:09

Очікує відповідь

Витрати перераховуєте за курсом НБУ на дату надання підтвердних документів. Добові слід перераховувати за щоденним курсом.

Якщо аванс на відрядження видавався в гривні або аванс не видавався підприємство отримає можливість відобразити в обліку понесені працівником валютні витрати лише на дату затвердження авансового звіту. Тому й суму витрат у відрядженні потрібно перераховувати за курсом НБУ, що діяв саме на цю дату.

Про це детально в нашому відео https://7eminar.ua/events/3464/7288 .

Тобто в авансовому звіті зазначаєте суму в валюті (згідно з наданимими підтвердними документами) та гривневий еквівалент на дату затвердження витрат.

Крім того, добові слід перераховувати за щоденним курсом НБУ.

До оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день (п.170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20251001#n3965

Тобто потрібно перевіряти чи не перевищує виданий гривневий еквівалент добових на кожен день відрядження еквівалент 80 євро на добу по курсу на кожен такий день.

Розраховуємо суму добових окремо за кожний день відрядження у гривнях за курсом НБУ, встановленим у цей день. Для цього 80 євро множимо на щоденний курс. Далі отримані суми потрібно скласти разом і порівняти з сумою, що була розрахована на дату видачі добових.

Якщо гривневий еквівалент розрахованих добових перевищує отриману внаслідок щоденого перерахунку суму – виникло перевищення суми добових за рахунок курсових різниць. Сума перевищення підлягає оподаткуванню з застосуванням натурального коефіцієнта (п.164.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627). Податки утримуються з працівника.

ЄСВ на суму перевищення не нараховується ( п.6 розд. І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується ЄСВ, затвердженому Постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#o14).

Раді допомогти, звертайтесь ще!