Втрати чеків водіїв: як це вплине на витрати юридичної особи

Чеки бажано зберігати, щоб мінімізувати ризики зняття витрат при перевірці.
Прямої норми щодо необхідності зберігання таких чеків законодавство не містить. Але їх по можливості варто зберігати.
В разі попередньої оплати за пальне постачальнику з розрахункового рахунку підприємства сам по собі такий фіскальний чек не є підтвердженням факту оплати, хоча є підтвердженням факту безпосередньої заправки палива саме в банк транспортного засобу з АЗС. Особливо якщо відповідно до договору сам факт переходу права власності на пальне відбувається на підставі чеку, а до цього пальне знаходиться на так званому відповідальноум зберіганні у постачальника.

По-перше, в такому випадку ви отримуєте пальне безпосередньо з АЗС в транспортний засіб і це не потребує наявності ліцензії на зберігання пального.

По-друге, такий чек вказує саме на дату отримання пального, адже більшість АЗС роблять одну загальну видаткову накладну за місяць на усю суму отриманих ПММ. Хоча зазвичай до такої накладної додається розшифровка в розрізі видів отриманого палива, місця та дати заправки.
Такий звіт в тому числі буде підтвердженням отримання такого пального на підставі паливних карток чи талонів, які ви попередньо оплачуєте. Більшість мережевих АЗС дають змогу завантажити такий звіт з електронного кабінету користувача, тому в разі відсутності чеків радимо хоча б зберігати такі звіти.

По-третє, дати та час в такому чеку є в тому числі підставою для контролю робочого часу працівника, який заправляв таке авто. Тому інколи податківці при перевірках звіряють ці дані, особливо якщо часто отримання пального проходить в неробочий час працівника або в період його перебування у відпустці. Тому радимо мінімізувати такі "позаурочні" заправки, щоб такі витрати не визнали такими, що здійснені не для господарської діяльності, а для особистих цілей конкретного працівника з ризиком донарахування податків як з додаткового блага.

По-четверте, крім чеків, підтвердженням факту використання пального саме для потреб підприємства є складені подорожні листи, ТТН, що вказують на факт перевезення. Такі подорожні листи із вказанням маршруту, мети поїздки є також підтвердженням використання пального в межах господарської діяльності підприємства.

По-п'яте, маючи дані про реквізити чеку, можна в разі необхідності отримати його копію від постачальника чи хоча б зберегти таку копію з даних фіскального серверу, знайшовши за реквізитами.
Тому як мінімум радимо просити у ваших водіїв хоча б фото такого чеку. Адже навіть в разі наявності паперового екземпляра такі чеки з часом можуть вигоріти і не бути читабельними.

Підсумовуючи хочемо зазначити: для мінімізації ризиків радимо такі чеки чи їх копії всетаки зберігати, особливо якщо суми витрат на пальне досить значні. Хоча в судових рішеннях є випадки визнання таких витрат на підставі інших документів (накладні, звіти з електронного кабінету, ТТН, подорожні листи тощо), але наявність крім цього ще й копій чеків про отримання пального на АЗС буде додатковим аргументом для вас в разі перевірки