Розглянемо Ваші питання:

1) Рахунок-фактура (інвойс) може вважатися первинним документом, що підтверджує господарську операцію, за дотримання двох ключових умов:

1. Наявність обов'язкових реквізитів відповідно до ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»:

• назву документа («Рахунок-фактура» або «Інвойс»);


• дату складання;


• назву підприємства, від імені якого складено документ;


• зміст, обсяг та одиницю виміру господарської операції;


• посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції;


• особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь в операції (з боку виконавця).

2. Факт оплати. Оплата замовником такого рахунку свідчить про його згоду з фактом надання послуг та їх обсягом. Цю позицію підтвердив Мінфін у листі від 24.03.2023 р. №41010-06-5/7983).

Тому Ви можете провести надані послуги на підставі рахунку-фактури (інвойсу). Додатково прикладіть докази, що послуга дійсно була надана (скріншоти, звіти).

2) Виплатити кошти можна комусь із спадкоємців (якщо вони з’являться) або списати через 3 роки за спливом позовної давності.

Стаття 1218 ЦКУ. Склад спадщини.

«1. До складу спадщини входять усі права та обов'язки, що належали спадкодавцеві на момент відкриття спадщини і не припинилися внаслідок його смерті.»

Отже, або до Вас може звернутись спадкоємець, який прийняв спадщину на цей борг, або пройде позовна давність і тоді Ви спишете цей борг.

Якщо буде виплата спадкоємцям, то Ви фактично будете виплачувати їм дохід, який був оподаткований як спадщина за правилами ст. 174 Податкового кодексу України під час її прийняття, тому повторного оподаткування (коли Ви будете виплачувати таку заборгованість спадкоємцю) не має бути.