Можливість підписання документів електронним підписом для бухгалтера дистанційно

Так, бухгалтер, який працює дистанційно, може підписувати первинні документи кваліфікованим електронним підписом (КЕП). Такі документи є повноцінними оригіналами відповідно до законодавства України, за умови, що дотримано вимоги до електронної форми, реквізитів та підпису.

Юридична сила електронного документа.

Первинні документи можуть складатися в електронній формі та мають юридичну силу за умови дотримання вимог щодо електронного документообігу (ст. 9 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV, ст. 6, 7, 8 Закону України від 22.05.2003 № 851-IV).

Електронний підпис.

Електронний документ набуває чинності після накладення електронного підпису (ст. 6 Закону № 851-IV). Для забезпечення юридичної значущості та визнання таким підписом має бути КЕП відповідно до Закону України від 05.10.2017 № 2155-VIII.

Реквізити.

Документ повинен містити всі реквізити, передбачені для первинних документів: назву, дату, зміст операції, посади відповідальних осіб, підписи або дані для ідентифікації (ст. 9 Закону № 996-XIV).

Зберігання.

Оригіналом вважається саме файл з накладеним КЕП. Друкована версія є лише копією (ст. 18 Закону № 2155-VIII). Електронні документи повинні зберігатися у формі, що забезпечує їх цілісність, протягом установленого строку (п. 6.4 Положення № 88, затвердженого наказом МФУ від 24.05.1995 № 88).

Що необхідно зробити підприємству.

– Видати наказ про запровадження використання електронних первинних документів і КЕП.

– Надати бухгалтеру право підпису електронних документів (п. 2.12 Положення № 88).

– Визначити порядок створення, обміну та зберігання документів, навіть без впровадження повноцінної системи електронного документообігу.

– Забезпечити зберігання електронних документів у захищеному архіві.

– За потреби — узгодити формат електронних документів з контрагентами

Щодо програмного забезпечення саме для документообігу - ці е не є обов'язковим. Можна використовувати в тому чи лі безкоштовні державні сервіси (Дія наприклад)