Заповнення податкових накладних для послуг Укрпошти: нюанси

В вашому випадку постачальник (Укрпошта) скоріше за все складає зведені податкові накладні, тому суми можуть бути різні.
Загальна вартість, яка прописана в договорі в даному випадку не буде мати значення саме для складання податкових накладних. Це може бути умовна сума, в той час, як фактична вартість наданих послуг може бути більша чи менша.
Варто переглянути умови договору, чи є там якісь особливі відмітки щодо складання податкових накладних.

В даному випадку, керуючись нормами ПКУ можемо вважати наступне:
так як послуги з пересилання відправлень Укрпошта надає вам на постійні основі відповідно до договору, то так послуги мають ознаки ритмічного характеру постачання.
В ст.201.4 ПКУ зазначено, що ритмічним характером постачання вважається постачання товарів/послуг одному покупцю два та більше разів на місяць.
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n5052

Для такого характеру послуг для постачальника передбачено в цій же ст.201.4 ПКУ можливість складання зведеної податкової накладної :
покупцям - платникам податку - можуть складати не пізніше останнього дня місяця, в якому здійснено такі постачання, зведені податкові накладні на кожного платника податку, з яким постачання мають такий характер протягом періоду, за який складається така податкова накладна, з урахуванням усього обсягу постачання товарів/послуг відповідному платнику протягом такого місяця.
Роз'яснення ЗІР (категорія 101.16) https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=32689

Така податкова накладна в лівому верхньому кутку в полі "Зведена податкова накладна" має ознаку 4.

Також в ст.201.4 передбачені такі правила щодо авансів:
у разі якщо станом на дату складення зазначених податкових накладних сума коштів, що надійшла на рахунок у банку/небанківському надавачу платіжних послуг продавця як оплата (передоплата) за товари/послуги, перевищує вартість поставлених товарів/послуг протягом місяця, таке перевищення вважається попередньою оплатою (авансом), на суму якої складається податкова накладна у загальному порядку не пізніше останнього дня такого місяця.

На практиці це виглядає наступним чином: якщо ви сплатили вашому постачальнику в поточному місяці 3000 грн, а вартість наданих послуг становить 3500 грн, то зведена ПН складається на 3500 грн. Подальші оплати спочатку покривають наявну заборгованість, а потім враховуються в обсяг постачань наступного місяця.

Якщо ж оплата була 3000 грн, а вартість наданих послуг - 2500 грн, то буде дві податкових накладних останнім днем місяця: зведена на суму наданих послуг - на 2500 грн і друга на передплату 500 грн.