Повернення зайвої передоплати: терміни та податкові наслідки

Якщо є договірні відносини з покупцем, то ПН потрібно виписувати на всю суму отриманої оплати.

У вашому випадку, якщо з покупцем є договірні відносини, то податківці радять складати ПН на всю суму отриманої оплати, а в разі повернення коштів робити РК з типом причини 103 на зменшення.
В ІПК від 01.03.2024 №1071/ІПК/99-00-21-03-02ІПК податківці зазначають наступне:

Якщо платник податку отримав кошти (в тому числі помилково сплачені) від іншої особи, з якою у такого платника наявні договірні відносини на предмет постачання товарів/послуг, то на дату такого отримання платник зобов'язаний визначити податкові зобов'язання з ПДВ та скласти і зареєструвати в ЄРПН податкову накладну за такою операцією.

На дату повернення коштів відповідно до пункту 192.1 статті 192 розділу V ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4621 платник повинен скласти розрахунок коригування до податкової накладної та зменшити податкові зобов'язання після реєстрації такого розрахунку коригування в ЄРПН отримувачем коштів

Покроковий алгоритм заповнення такого РК наведено в ЗІР в категорії 101.15
https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40084

Щодо дати повернення коштів: це залежить від ваших відносин з покупцем. Конкретні строки не передбачені.
Ви можете повернути йому кошти за його листом-заявою про повернення коштів або, за узгодженням, зарахувати а рахунок оплати наступних постачань
В разі такого зарахування в рахунок майбутніх відвантажень, на дату відвантаження ви будете виписувати нову ПН За суму різниці і нульовий РК з типом причини 104, якщо номенклатура в цій ПН на аванс та номенклатура в накладній на відвантаження будуть відрізнятися