Таку роботу можна оформити як дистанційну з роз’їзним характером. Використання палива підтверджується внутрішніми документами (аналогами подорожніх листів) Поєднання дистанційної роботи з роз’їзним характером є цілком можливим і логічним для вашої ситуації. Водночас дистанційна форма не є обов’язковою — її застосовують лише за потреби, якщо частина обов’язків реально виконується поза офісом із використанням засобів зв’язку.

Дистанційна робота — це форма організації праці, за якої робота виконується поза територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника (ст. 60-2 КЗпП). Якщо працівник постійно проживає та працює в іншому місті, це відповідає визначенню дистанційної роботи. Проте дистанційна форма не є обов’язковою — роботодавець може застосовувати її лише за необхідності, коли частина завдань реально виконується з дому чи іншого місця поза офісом.

Роз’їзний характер роботи означає, що працівник постійно виконує завдання в дорозі або на різних об’єктах, і такі поїздки не є відрядженнями. Це типовий варіант для торгових представників, кур’єрів, водіїв тощо.

Поєднання дистанційної та роз’їзної форм цілком законне: працівник може мати дистанційне основне місце роботи (наприклад, домашній офіс), а виконання його функцій передбачає регулярні службові поїздки.

Як правильно оформити на роботу

Укласти письмовий трудовий договір про дистанційну роботу (обов’язкова вимога — п. 6-1 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Можна використати типову форму, затверджену наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21.

У договорі або положенні про оплату праці прописати роз’їзний характер роботи: затвердити перелік посад, порядок компенсації, розмір надбавки.

Видати наказ про прийняття на роботу із зазначенням умов (дистанційна форма, роз’їзний характер).

Подати повідомлення до ДПС про прийняття працівника

Як підтвердити використання палива

Хоча типові подорожні листи скасовано, підприємство має розробити власну форму документа — наприклад, «Маршрутний лист» чи «Звіт про використання пального».

У ньому зазначають:

дату, маршрут, мету поїздки;

показники спідометра;

обсяг виданого й використаного палива;

підписи відповідальних осіб.

Документ має містити обов’язкові реквізити первинного документа, визначені ч. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Це підтверджує господарське використання пального й дає право включити витрати до обліку та податкового кредиту з ПДВ.

Доплати за роз’їзний характер роботи та податкові наслідки

Підприємство має право, але не обов’язок установлювати надбавку за роз’їзний характер роботи. Її розмір і порядок виплати визначаються у колективному або трудовому договорі.

Податок на прибуток — витрати на пальне (за документами) і надбавки включаються до витрат підприємства.

ПДФО — 18%, військовий збір — 5% (з 2025 року, Закон № 3619-IX).

ЄСВ не нараховується на суми таких надбавок у межах норм, передбачених у трудовому або колективному договорі (п. 10 розд. І Переліку, затв. постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170).