Ні, наразі списати дебіторську заборгованість від 28.02.2022 року лише на підставі спливу часу не можна, оскільки перебіг строку позовної давності зупинено на період дії каратнину та воєнного стану. Відновили перебіг строку 4.09.2025. Створення резерву сумнівних боргів є обов'язковим етапом обліку, але не є самостійною підставою для списання.

Для списання заборгованості на витрати в бухобліку потрібні інші вагомі підстави, що підтверджують її безнадійність, наприклад, ліквідація боржника.

Відповідно до бухгалтерських стандартів, дебіторська заборгованість визнається безнадійною та підлягає списанню за однією з двох підстав:

Існує впевненість у її неповерненні боржником.
За нею минув строк позовної давності.
(Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 "Дебіторська заборгованість", п. 4)

Розглянемо обидві підстави стосовно вашої ситуації.

1. Щодо строку позовної давності
Загальний строк позовної давності становить три роки (Цивільний кодекс України, ст. 257). Однак, на період дії в Україні карантину та воєнного, надзвичайного стану строк позовної давності, встановлений ЦКУ, зупиняється (Цивільний кодекс України, Прикінцеві та перехідні положення, п. 12 та п. 19).

Таким чином, списати заборгованість на підставі спливу строку позовної давності на сьогодні неможливо. Строк ще не сплив.

2. Щодо впевненості у неповерненні боргу
Це єдина можлива підстава для списання вашої заборгованості на даний момент. Впевненість у неповерненні має бути підтверджена документально. Прикладами таких підстав можуть бути:

Ліквідація боржника або визнання його банкрутом, що підтверджується витягом з Єдиного державного реєстру (ЄДР).
Неможливість встановити місцезнаходження боржника та відсутність будь-якого зв'язку з ним, що задокументовано внутрішніми актами, службовими записками відповідальних осіб (наприклад, юриста чи менеджера).
Недостатність майна боржника для погашення боргу, підтверджена постановою виконавчої служби про повернення виконавчого документа стягувачу.
Процедура списання: Списання безнадійної дебіторської заборгованості оформлюється на підставі наказу керівника, якому передує акт інвентаризації розрахунків та протокол інвентаризаційної комісії, де обґрунтовується безнадійність боргу.

3. Роль резерву сумнівних боргів (РСБ)
Створення РСБ є обов'язковим для більшості підприємств (окрім мікропідприємств, платників єдиного податку 3 групи та непідприємницьких товариств) (Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 "Дебіторська заборгованість", п. 7).

РСБ створюється під сумнівну заборгованість — тобто таку, щодо якої є невпевненість у погашенні, але вона ще не є безнадійною. Нарахування резерву відображається у складі інших операційних витрат (Дт 944 «Сумнівні та безнадійні борги» — Кт 38 «Резерв сумнівних боргів»).
Списання безнадійної заборгованості відбувається за рахунок раніше створеного РСБ (Дт 38 — Кт 36). Якщо суми резерву недостатньо, залишок списується безпосередньо на інші операційні витрати (Дт 944 — Кт 36) (Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 "Дебіторська заборгованість", п. 11).
Отже, створення РСБ — це підготовчий етап, який відображає знецінення дебіторської заборгованості, але не замінює собою процедуру її списання, для якої потрібні вагомі підстави.

Податкові наслідки
Податок на прибуток

Платники, що не застосовують податкові різниці (річний дохід до 40 млн грн), відображають списання заборгованості виключно за правилами бухгалтерського обліку.
Платники, що застосовують податкові різниці, повинні коригувати фінансовий результат (Податковий кодекс України, п. 139.2):Збільшити фінрезультат на суму витрат від списання дебіторської заборгованості (включаючи суму, списану за рахунок РСБ).
Зменшити фінрезультат на суму списаної дебіторської заборгованості, яка відповідає ознакам безнадійної згідно з Податковим кодексом України, пп. 14.1.11.
Важливо: визначення безнадійної заборгованості в ПКУ є більш жорстким, ніж у П(С)БО. Щоб мати право на зменшення фінрезультату, потрібні чіткі документальні підтвердження (наприклад, витяг з ЄДР про ліквідацію боржника).