Вимоги до оформлення акта надання послуг та підписів

Для того щоб первинний документ служив підставою для здійснення господарської операції, він повинен містити такі обов’язкові реквізити, як (ч. 2 ст. 9 ЗУ Про бухоблік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 та п. 2.4 Положення № 88):

• назва;
• дата складання документа (форми);
• найменування підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст, обсяг та одиниця виміру господарської операції, одиниця виміру повинна бути виражена в
• натуральному та/або вартісному вираженні;
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у госпоперації.

Отже, аналізуючи цей перелік то посада це окремий обов’язковий реквізит первинного документа, і цей реквізит разом із ПІБ допомагає ідентифікувати учасника господарської операції.

Детальний порядок оформлення підпису визначено в Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 р.8 п. 2 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n175 Згідно з цими правилами, реквізит «Підпис» складається з назви посади особи, яка підписує документ; особистого підпису; власного імені і прізвища.

Крім того, національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» уточнює, що у розшифруванні підпису прізвище друкується великими літерами. Таким чином, правильне оформлення блоку підпису в акті виглядає так Директор (особистий підпис) Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Також, відповідно до абз. 3 п.2.3. Положення № 88, неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

Наприклад, у постанові Другого апеляційного адмінсуду від 19.02.2021 р. у справі № 520/10771/2020 reyestr.court.gov.ua/Review/95004994, розглядаючи проблему, судді зазначили, що на актах хоча й відсутні підписи, але були зазначені посади осіб, які мають право підписувати первинний документ, а також їх прізвища та ініціали. Далі судді пославшись на згадану ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, роблять висновок, що наявність посади, прізвища та ініціалів особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції, є достатніми для її ідентифікації.

Отже, для забезпечення юридичної сили акта надання послуг та уникнення потенційних ризиків, рекомендуємо зазначати повну посаду, а також прізвище, ім'я, яка підписує документ, як у тексті акта, так і в підписному блоці.

Раді допомогти, звертайтесь ще!