Витрати на відрядження: документи, добові та повернення коштів

Вітаю! Як бути. Директор був у закордоному відряджені. За готелі сплачував корпор картко. Зупинявся в 3 містах. По 2 готелям надав фіскальні чеки та інвойси, по 3-му ні, в виписці з банку по корпор картці є оплата за готель, але фіскального чеку, інвойсу чи броні немає. Також є чеки на іжу, ресторани. Як бути з цими витратами та добовими за час, коли немає документів на проживання та з коштами витраченними на власні потреби. Чи повинен він відшкодувати іх і що буде, якщо не поверне. Чи можно йому виплатити різницю, якщо добові були виплачені частково та залишок перевищує особисті витрати та витрати за готелі без документів? Чи можно пізніше включити ці суму якщо він надасть втрачені докумти?

ОК

Олена, консультант

експерт

25.10.2025 | 20:32

Відповідь надано

Добові виплачуються на підставі наказу за всі ді відрядження

Підставою для виплати добових є наказ про відрядження. Наявність чи відсутність інших підтвердних документів на це не впливає. Добові – це трудова гарантія за ст.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719

Підставою для оплати проживання є рахунок готелю, розрахунковий документ. Якщо оплата проведена платіжною карткою, то додається виписка з карткового рахунку.

Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 віднести на витрати можливо проживання на підставі виписки. Але з метою оподаткування ПДФО/ВЗ рахунок має бути. Тому компенсація проживання без рахунку призведе до ПДФО 18% та ВЗ 5%.

Зібрати підтвердні документи по відрядженню працівник має до завершення місяця, що настає за місяцем завершення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ).

Харчування без податків компенсується або за рахунок добових або у разі, якщо про це зазначено в рахунку на проживання. А отже, за наявністю підтвердних документів компенсація їжі та харчування за окремим рахунками (поза добові) призведе до виникнення оподатковуваного доходу як допблага. База нарахування ПДФО із коефіцієнтом 1,219512. ВЗ без коефіцієнта

Раді допомогти, звертайтесь ще!