Правила списання пального та організація відряджень для менеджерів

Доброго дня. Підскажіть будь ласка ТОВ займається в-твом продукції і менеджера їздять по місту та області для пошуку нових клієнтів на службовому авто.
1. Як правильно списувати пальне по шляхових листах? 2. Чи буде підтверджуючим документом на списання ПММ чек по заправці?
3. Як правильно писати у шляхових листах з пункту А в пункт Б такий- то км, та по ньому списувати? Бо ж ніяких договорів ще з ними немає заключено.
4. Якщо у таке відрядження на 1-2 їде сам директор для заключення нових договорів, чи потрібно на цей 1-2 перекладати обов'язки на іншого п-ка?

ОК

Ольга, консультант

експерт

20.10.2025 | 21:40

Очікує відповідь

Пальне списується на підставі норми витрат ПММ, затвердженого на підприємстві. Підприємство може використовувати власні норми, у тому числі ті, за основу яких було взято норми із наказу Мінтрансу від 10.02.1998 № 43 (втратив чинність) або використовувати Методичні рекомендації з нормування витрат палива Базові норми витрат (доповнення до «Методичних рекомендацій», окрема книга) — https://insat.org.ua/services/ldvpe/6/ чи замовити розробку індивідуальних нормативів.

Детальніше у нашому матеріалі https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Ні, чеку замало. Чек з АЗС — це первинний документ, що підтверджує факт придбання пального та є підставою для його оприбуткування на баланс підприємства (зарахування на субрахунок 203 «Паливо»). Списати пальне можна тільки за наявності подорожнього (шляхового листа), який підверджує факт використання автомобіля у господарській діяльності та є підставою для списання пального з балансу на витрати.

Отже, для правомірного списання пального потрібні обидва документи: один підтверджує купівлю, інший — витрачання на господарські потреби.

Головне підтвердити, що поїздка пов'язана з господарською діяльністю. У графі «маршрут» або «пункт призначення» слід уникати загальних фраз «по місту» чи «по області». Натомість вказуйте конкретну інформацію, яка підтверджує ділову мету:

«Поїздка до потенційного клієнта (назва компанії або ФОП) за адресою... для проведення переговорів».
«Маркетинговий об'їзд торгових точок за маршрутом: вул. А, 1 -> вул. Б, 5 -> вул. В, 10».
«Доставка зразків продукції потенційному клієнту (назва, адреса)».

Обов'язково слід вести фіксацію кілометражу на підставі показників спідометра на початок та кінець робочого дня (або кожної поїздки). Різниця між цими показниками і буде фактичним пробігом за день, який зазначається у подорожньому листі та використовується для розрахунку списаного пального згідно із затвердженими на підприємстві нормами.

Ні, не обов'язково. Якщо на період відсутності директора не потрібно підписувати платіжні документи, листи та накази, тимчасово виконуючого обов'язки директора можна не призначати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!