Кошти, видані працівнику для оплати проживання команд-учасниць, є підзвітними сумами, виданими на адміністративно-господарські потреби.

Підзвітна особа — це працівник, який отримав кошти під звіт для майбутніх видатків, пов'язаних, зокрема, з адміністративно-господарськими витратами. Працівник, який витратив власні кошти, для відшкодування витрат повинен надати підтвердні документи (рахунки, чеки, квитанції тощо), які підтверджують мету витрат - в даному випадку це так і є, але також і документи , які підтрджують спалту. Колди мова про фіскальні чеки з оплати готівкою, вони одночасно слугують підтрдженням поенсених витрат та змісту витрат, а при оплаті в безготівковій формі (акарткою) - необхідно також надати виписку з банківського рахунку щодо витратних операцій, по яким буде виконуватися відшкодування, тобто підтрджити, що кошти дійсно були списані . Якщо пдтуврдження оплат (а не тільки разунки чи квитанціїї) було надане - дії правомірні. Тобто, працвн ику , що здійснював оплату, треба повернути всю суму, що він витартив, та щодо якох надані вказані документи.

Щодо додаткового балга. Компенсація за проїзд, проживання, харчування згідно з пп. 165.1.42 ПКУ не включається до оподатковуваного доходу — у межах норм відшкодування витрат, встановлених законодавством (для держслужбовців, працівників, підприємств).

Але варто звернути увагу:

Організація, що надає таку допомогу, має бути внесена до Реєстру неприбуткових установ та організацій.
За умови, що оплата проживання та харчування є в межах норм відряджень, передбачених законодавством - гранична сума на оренду житла — не більше 900 грн на добу, добові в межах України — 300 грн - таке благо не опоадтковується.
Якщо компенсація перевищує допустимі норми — перевищення має оподатковуватися (при цьому ПДФО складає 18% із натуральним коефіцієнтом, ВЗ 5% з суми перевищення). Отже, в даному випадку є перевищення є, та воно буде оподатковуватися

Раді допомогти, звертайтесь ще!