Правила оформлення подорожніх листів для службового автомобіля

Подорожній лист службового легкового автомобіля

Подорожній лист службового легкового автомобіля

Типові форми подорожніх листів, затверджені раніше державними органами, на сьогодні скасовані. Тому підприємство зобов'язане самостійно розробити та затвердити власну форму первинного документа для обліку роботи автомобіля та списання пального. Це може бути «Подорожній лист», «Маршрутний лист» або документ з іншою назвою.

Ключова вимога полягає в тому, що цей документ повинен містити всі обов'язкові реквізити, передбачені для первинних документів у Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9:

назву документа (форми);
дату складання;
назву підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції (маршрут, пробіг, показники спідометра, залишки та витрати пального);
одиницю виміру господарської операції;
посади осіб, відповідальних за здійснення операції;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Законодавство не встановлює чіткої періодичності для складання подорожніх листів. Підприємство має право самостійно визначити цей період (наприклад, щодня, раз на тиждень, на 10 днів або на місяць) та закріпити його у внутрішньому наказі.

Водночас, для коректного ведення бухгалтерського обліку, не рекомендується складати один подорожній лист на період, що перевищує один календарний місяць. Це пов'язано з вимогою Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ч. 5 ст. 9, згідно з якою господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Отже, для списання витрат пального за місяць, подорожній лист має бути закритий не пізніше останнього дня цього місяця.

Так, подорожній лист може бути повністю набраний на комп'ютері. Законодавство не містить вимог щодо способу створення первинного документа (рукописний чи друкований). Головне, щоб роздрукований документ містив усі вищезазначені обов'язкові реквізити та був підписаний особисто відповідальними особами (водієм, особою, що затверджує маршрут, тощо).

Раді допомогти, звертайтесь ще!