Відображення відпускних у звіті по ЄСВ та ПДФО

Розглянемо Ваші запитання.

1. Нарахування відпускних. Є два варіанти нарахування відпускних: «у місяці виплати» та «місяць у місяць».

Якщо нарахування проводиться «у місяці виплати», то вся сума відпускних, незалежно від того, за який період вони нараховані (за поточний чи майбутній місяць), нараховується в тому місяці, коли здійснюється їх виплата.

Якщо відпускні нараховуються «місяць у місяць», то сума відпускних розподіляється і нараховується частинами в кожному місяці, на який припадають календарні дні відпустки.

2. Додаток Д1. Відпускні в Д1 показують у місяці їх нарахування в бухобліку з розбивкою за місяцями, на які припадають дні відпустки. Відпускні в Д1 показують в окремому рядку від зарплати із спеціальним відпускним кодом (КТН) «10» у графі 09 — з розбивкою за місяцями, на які ці відпускні припадають. При цьому у графі 10 проставляють місяць і рік, на дні якого припадає частина відпустки та нараховані відпускні.

3. Додаток 4ДФ. Нараховану суму відпускних та ПДФО і ВЗ відображаємо в 4ДФ (графи 3а, 4а, 5а) в тому місяці, в якому вони фактично нараховані в бухобліку. При цьому не має значення, нараховані вони за поточний місяць чи є перехідними. Показуємо їх у загальній сумі зарплати з ознакою доходу «101». Окремо їх виділяти не потрібно. Тобто для цілей нарахування ПДФО, ВЗ та відображення у 4ДФ відпускні розглядаємо як частину зарплати.

Щодо відображення виплати відпускних у 4ДФ, то діють такі ж правила, що і до зарплати. Але ж правила виплати відпускних відрізняються від правил виплати зарплати. Відпускні мають бути виплачені перед початком відпустки.

Чи буде тут рівність граф при своєчасній виплаті, як для зарплати? Не завжди. Все буде залежати від варіанта нарахування відпускних.

Варіант 1 — відпускні нараховують у місяці виплати. Якщо відпускні нараховуємо в тому місяці, в якому їх виплачуємо, то всю суму нарахованих і виплачених відпускних та утримані/перераховані ПДФО і ВЗ відображаємо в 4ДФ за такий місяць, навіть якщо відпускні нараховано за дні наступного місяця. Тобто у цьому випадку маємо рівність граф 3а = 3, 4а = 4, 5а = 5.

Варіант 2 — відпускні нараховані місяць у місць. У разі застосування цього варіанта безпечнішим є підхід, коли виплачені в поточному місяці, але ще не нараховані відпускні відображають у графі 3, а сплачені ПДФО та ВЗ у графах 4 та 5 розд. І 4ДФ за той місяць, у якому така виплата та сплата податків фактично здійснена. У свою чергу, у графі 3а відпускні показують у періодах їх нарахування в бухобліку. Тобто показники граф 3а і 3 (4а і 4, 5а і 5) розд. І 4ДФ відрізнятимуться.

Раді допомогти, звертайтесь ще!