Остаточний розрахунок з померлим працівником: звітність та терміни

Розглянемо Ваші запитання.

1. ПДФО та ВЗ. Як передбачено п. 162.3 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3611 , у разі смерті платника податку ПДФО за останній податковий період, що закінчується днем його смерті, утримується з нарахованих на користь померлого доходів. Таким чином, винятків у частині оподаткування доходів, нарахованих після смерті працівника, немає.

Із сум, що обкладаються ПДФО, утримуємо і ВЗ (див. п.п. 1 п.п. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n8462 ).

Суми зарплати компенсації за невикористану відпустку в 4ДФ (місяця нарахування, якщо це жовтень, то у жовні) їх показуємо як інші доходи з ознакою «127» (ЗІР, 103.25 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41367 ).

Важливо! Нараховані / виплачені доходи та утримані/перераховані ПДФО і ВЗ зазначаємо з реєстраційним номером облікової картки платника податків працівника. Той факт, що належні йому виплати отримує інша особа, значення не має (ЗІР, 103.25 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28373 ).

У графі 8 «Дата звільнення з роботи» розділу І форми 4ДФ наводимо дату припинення трудового договору (тобто дату смерті працівника) згідно з наказом

Цікавий нюанс. На момент подання 4ДФ реєстраційний номер померлого працівника вже може бути виключений з Державного реєстру фізичних осіб — платників податків. У такому випадку вам прийде повідомлення про помилку. Нічого страшного в цьому немає. Просто надайте податківцям письмове пояснення, в якому зазначте, що відображений у 4ДФ дохід був нарахований померлому працівнику за період перебування у трудових відносинах з роботодавцем.

2. ЄСВ. Податківці ніяк не можуть визначитися щодо ЄСВ від виплат, які нараховуються померлому працівнику.

У ЗІР, 201.04.01 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28134 податківці стверджують, що від виплат, нарахованих померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті, ЄСВ сплачується на загальних підставах. При цьому ніякого поділу за видами виплат фіскали не роблять.

Водночас у пізніших ІПК ДПС від 02.12.2024 № 5498/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК, від 17.04.2025 № 2107/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК та від 19.05.2025 № 2762/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК надано роз’яснення щодо стягнення ЄСВ з компенсації за невикористані дні щорічних відпусток. На думку податківців, якщо цей дохід виплачується членам сім’ї померлого працівника, то ЄСВ на нього нараховувати не потрібно. Аргументи? Померлий працівник уже не вважається застрахованою особою, отже, виплати, нараховані після його смерті, єдиним внеском не обкладаються.

Компенсація за невикористану відпустку є виплатою за невідпрацьований час (пп. 2.2.12 Інструкції № 5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0114-04#o21 ). Отже, якщо її нараховано після припинення трудового договору, то вимоги ч. 2 ст. 9 Закону № 2464 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2464-17#n234 на неї поширюватися не повинні. Тому тут цілком можна погодитися з позицією податківців, викладеною у наведених вище листах 2024 — 2025 років про ненарахування ЄСВ на компенсацію за невикористані померлим працівником дні відпустки. Проте, враховуючи, що висновки у листах і ЗІР, 201.04.01 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28134 не збігаються, ІПК у цьому випадку також не завадить.

Якщо ж на виплату ЄСВ не нараховується, у Д1 її не показуємо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!