Як повернути кошти без сплати ПДФО та ВЗ

Так, кошти можна відшкодувати.
Податківці в ЗІР, категорія 103.04 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40099 зазначають наступне:

якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат.

Отже, щоб не виникало додаткове благо, потрібно подбати про документальне підтвердження. Найкращий варіант додати в посадову інструкцію керівника в розділ «права та обов’язки» окремий пункт: В разі виробничої необхідності здійснює оплату послуг та придбання матеріально-технічних цінностей, а саме інвентарю, пально-мастильних матеріалів, запчастин, іншого майна з метою забезпечення безперервної роботи підприємства. В такому разі оплата за електроенергію буде вважатися пов’язаною з трудовою функцією керівника.

Кошти можна відшкодувати за наявності підтвердних документів. Якщо оплата була з картки, крім квитанції необхідна банківська виписка, що підтверджує витрати (п.170.9.2 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965).

При виплаті відшшкодування керівнику слід зазначити , що це відшкодування за авансовим звітом по рах.372.

Раді допомогти, звертайтесь ще!