Оформлення лікарняного та звітність по ЄСВ для працівниці

Розглянемо Ваші запитання.

1. Оформлення. Частиною 1 ст. 17 від 15.11.96 № 504/96-ВР Закону України «Про відпустки» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80#n196 встановлено, що оплачувана відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами надається жінкам на підставі медичного висновку.

Тобто підставою для надання працівниці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами є факт наявності медичного висновку з категорією «Вагітність та пологи», що відповідає причині непрацездатності «Вагітність та пологи».

З огляду на наведене, Мінекономіки в листі від 21.05.2025 № 4701-05/38100-09 зробило висновок, що видання наказу про період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами не є обов’язковим. Основною й достатньою підставою для надання такої відпустки є листок непрацездатності

За такого підходу працівниця продовжить перебувати у відпустці для догляду за першою дитиною до 3 років, а на підставі листка непрацездатності їй буде нараховано допомогу по вагітності та пологах.

2. Нарахування декретних. Абз. 1 п 3 Порядку № 1266 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1266-2001-%D0%BF#n20 передбачено, що місяці розрахункового періоду (з 1-го до 1-го числа), в яких застрахована особа не працювала з поважних причин, виключають з розрахункового періоду. Таких поважних причин декілька, зокрема, відпустка для догляду за дитиною до 3 (6) років.

У розрахунковому періоді працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років. Цей період виключаємо з розрахункового періоду, оскільки він належить до поважних причин. Виходить, що в розрахунковому періоді у працівниці немає заробітку з поважної причини. При цьому якщо в розрахунковому періоді немає заробітку з поважної причини, середньоденну зарплату розраховуйте виходячи з окладу (частини окладу) працівника, встановленого на день настання страхового випадку.

Тобто, середня для декретних: Оклад (з урахуванням зайнятості) на дату настання страхового випадку : 30,44.

3. Податковий розрахунок. Суму допомоги по вагітності та пологах відображаємо в Д1:

— сформованому за той звітний місяць, в якому вона була фактично нарахована в бухобліку;

— не загальною сумою, а з розподілом за місяцями відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (пропорційно дням такої відпустки в кожному з місяців). Такий розподіл передбачено для рівномірного формування страхового стажу працівниці, а також для правильного визначення бази нарахування ЄСВ, зокрема, при контролі її максимального та мінімального розміру.

Допомогу по вагітності та пологах звичайної працівниці, до доходу якої застосовується ставка ЄСВ 22 %, показуємо в Д1 із кодом категорії застрахованої особи «42» у графі 08.

Сума допомоги по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО та ВЗ, але її треба відображати в 4ДФ. Її показуємо в окремому від зарплати рядку, оскільки в ПКУ допомога по вагітності та пологах належить до окремого виду доходу.

На відміну від Д1, у 4ДФ у розділі І її показуємо загальною сумою (без розбивки за місяцями) в місяці нарахування в бухобліку з ознакою «128» у графі 6. У графах 3а (нарахування) та 3 (виплати) показуємо, відповідно, її нарахування та виплату за фактом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!