Незалежно від того, перебуває підприємство на початковому етапі діяльності чи має вже сформований штат, обов’язок щодо розроблення та затвердження певних локальних нормативних актів виникає з моменту створення організаційно-правової форми, передбаченої трудовим законодавством, а не з моменту фактичного укладення трудових договорів з працівниками (окрім керівника).

Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР)

Відповідно до ст. 142 Кодексу законів про працю України, трудовий розпорядок на підприємстві визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку, які затверджуються трудовим колективом за поданням роботодавця і виборного органу первинної профспілкової організації (або профспілковим представником) на основі типових правил.

Правила внутрішнього трудового розпорядку встановлюють:

порядок прийняття та звільнення працівників;
режим роботи і відпочинку;
трудові права та обов’язки працівників і роботодавця;
заходи відповідальності за порушення трудової дисципліни;
інші організаційні аспекти внутрішнього трудового життя підприємства.
Навіть якщо на підприємстві працює лише директор, укладений з ним трудовий договір є підставою для застосування трудового законодавства, отже, наявність ПВТР є необхідною. Такий документ не лише забезпечує формальне виконання вимог законодавства, а й створює нормативну основу для подальшого оформлення трудових відносин з іншими працівниками.

Положення про оплату праці

Форми і системи оплати праці, розміри тарифних ставок, посадових окладів, премій, надбавок, доплат, інших заохочувальних і компенсаційних виплат на підприємстві встановлюються відповідно до ст. 97 КЗпП України. Вони визначаються підприємством самостійно в колективному договорі, з дотриманням норм законодавства, генеральних і галузевих угод.

Якщо колективний договір не укладено, такі умови роботодавець погоджує з виборним органом первинної профспілкової організації (або іншим представницьким органом трудового колективу). Відсутність органу представництва не звільняє від необхідності документального врегулювання питань оплати праці.

Роботодавець не має права в односторонньому порядку погіршувати умови оплати праці, встановлені законодавством або угодами. Конкретні розміри окладів, ставок, винагород та інших виплат роботодавець встановлює самостійно з урахуванням норм ст. 97 КЗпП.

Таким чином, незалежно від наявності колективного договору, підприємство повинно мати внутрішній документ, який регламентує систему оплати праці, що діє на ньому. Як правило, це — положення про оплату праці, яке виступає підставою для нарахування заробітної плати та інших виплат відповідно до затверджених умов.

Цей документ є джерелом правового регулювання трудових відносин, і його наявність є умовою правильного нарахування заробітної плати навіть одному працівнику — директору.

Наслідки відсутності документів

Наявність ПВТР та положення про оплату праці є предметом контролю з боку Держпраці при проведенні інспекційних перевірок (Постанова КМУ від 21.08.2019 № 823 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/823-2019-%D0%BF#Text).

Чинне трудове законодавство не містить прямої норми, яка зобов’язує кожне підприємство без винятку обов’язково мати правила внутрішнього трудового розпорядку або окреме положення про оплату праці. Проте їхня відсутність потенційно ускладнює доказування правомірності дій роботодавця, насамперед у частині дотримання трудових прав працівників, режиму роботи, порядку оплати праці тощо.

Так, відповідно до п. 44.1 Податкового кодексу України, підприємство зобов’язане вести облік показників, пов’язаних із нарахуванням та сплатою податків, на підставі первинних документів та інших документів, ведення яких передбачене законодавством. У разі трудового спору або податкової перевірки наявність внутрішніх регламентів (ПВТР, положення про оплату праці, штатний розпис тощо) відіграє роль доказової бази на користь підприємства.

Крім того, ПВТР прямо згадуються у ст. 142 КЗпП як нормативна форма регулювання трудового розпорядку. У разі їх відсутності усі правила трудової дисципліни, прийому, звільнення та режиму роботи мають бути врегульовані іншим чином, що може викликати питання з боку контролюючих органів або працівників.

Тобто, хоч обов’язок затверджувати ПВТР або положення про оплату праці не є прямо встановленим у формі імперативної вимоги, їхня наявність:

підтверджує належну організацію трудового процесу;
сприяє мінімізації ризиків у разі перевірок або спорів;
формує нормативну базу для дотримання прав працівників і роботодавця.
Таким чином, розроблення та затвердження таких документів — це не обов’язок, але обґрунтована необхідність, яка демонструє правову та кадрову організованість підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!