Такими документами можуть бути, зокрема:

1. наказ про проведення офіційної зустрічі, прийому або презентації (в документі мають бути прописані коло осіб, які беруть участь в організації та проведенні переговорів, презентації з боку підприємства, дата і місце проведення, кількість запрошених осіб, основні організаційні моменти заходу, його план, кількість подарунків чи безоплатних зразків продукції, які планується роздати запрошеним, відповідальні особи заходу);


2. список запрошених і власне запрошення (можна зазначити спосіб його доставки, а також підтвердити звітом про надсилання);


3. програма офіційного прийому або презентації (можна додати роздрукований варіант слайд-шоу чи інших демонстраційних матеріалів);


4. плановий кошторис витрат (які витрати на цей захід передбачаються);


5. звіт про фактичні витрати (фактичне підтвердження, що відповідний захід відбувся (фотозвіт, відеозвіт) і витрати були понесені (акти виконаних робіт (послуг), накладні на відпуск продукції, товарів зі складу тощо, що були наявні на заході).

Не зайвим буде також після такого заходу скласти та підписати протокол про наміри укласти договір або інший подібний документ (у довільній формі).

ПДФО, військовий збір

Згідно з Категорія: 103.02 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=27583 Вартість безоплатного проживання та харчування, сплачена юридичною особою – резидентом (тобто, сплачена з джерел походження в Україні) фізичній особі-резиденту та нерезиденту є доходом таких фізичних осіб і підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб. При цьому, така юридична особа відповідно до норм ПКУ має статус податкового агента і зобов’язана утримувати податок із суми такого доходу використовуючи ставку податку, визначену ст. 167 ПКУ. Наприклад, в ІПК ДПСУ від 28.11.19 р. № 1636/6/99-00-04-07-03-15/ІПК, присвяченій харчуванню співробітників коштом роботодавця у форматі “шведський стіл”, податківці настійно рекомендують виконати функції податкового агента. Тому залишати без оподаткування такий дохід можна лише на свій страх і ризик, покладаючи надію на лояльність контролерів під час перевірки. Вам потрібно постаратись Не персоніфікуйте витрати (краще «фуршет/шведський стіл», загальні номери-забронювання під назвою «учасник конференції», а не «особисто для Івана Іванова»). Неперсоніфіковані витрати зазвичай не вважаються додатковим доходом фізосіб. Тоді податківцям буде складно встановити особу, яка отримала дохід. У даному випадку витрати на адміністрування податку можуть суттєво перевищити суму надходжень до бюджету, що суперечить засадам податкового законодавства України, відповідно до яких оподаткування має бути економічним (пп. 4.1.7 ПКУ). Тому донарахування такі малоймовірні. Але якщо там суми значні то вони точно порахують.

Оскільки такі доходи не є складовими фонду оплати праці, то питання нарахування ЄСВ на суми компенсацій представницьких витрат не виникає: на компенсацію представницьких витрат ЄСВ не нараховується.

ПДВ За загальним правилом п. 198.3 ПКУ, весь вхідний ПДВ можна віднести до складу ПК незалежно від того, чи використовуються такі товари (послуги) у госпдіяльності й оподатковуваних операціях, чи ні. Але якщо йдеться про рекламний захід у межах пільгової діяльності або якщо придбані товари (послуги, необоротні активи) не використовуються в госпдіяльності, то у межах п. 198.5 ПКУ слід визнати ПЗ з ПДВ виходячи з бази, зазначеної у п. 189.1 ПКУ (певна річ, якщо витрати включали суму ПДВ і ці суми потрапили до ПК).

У разі безоплатних роздач зразків продукції треба нарахувати ПЗ з ПДВ не нижче від їх звичайної ціни (п. 188.1 ПКУ). У цьому разі сторона, що приймає, повинна скласти дві ПН: одну — на нульову суму, а іншу — на суму, розраховану виходячи з нижньої межі у визначенні бази для оподаткування.

Податок на прибуток Жодних коригувань на суму представницьких витрат ПКУ не містить, тож уся сума зазначених витрат відображатиметься як в бухгалтерському обліку.

Алкоголь. Для податкового обліку застосовуються норми ПКУ, в яких прямих заборон на представницькі витрати немає, але зокрема податківці не визнають витрати на придбання алкогольних напоїв і вважають, що вони не можуть бути включені до складу витрат при обчисленні податку на прибуток, за винятком випадків, коли вони використовуються для подальшого продажу. Є позитивна судова практика, де суди на боці платника податків, але у випадку прийняття рішення про включення алкогольних напоїв до витрат підприємства, потрібно бути готовими відстоювати свою точку зору в суді.

Чи можна включити ПДВ на купівлю алкоголю для представницьких заходів у податковий кредит? Відповідь на це питання прямо залежить, яке рішення прийняло підприємство по відображенню витрат. Якщо у витрати включаємо, то і відповідно маємо право на податковий кредит, якщо ні, то відповідно до п. 198.5 ПКУ, якщо товари або послуги використовуються в операціях, що не є господарською діяльністю платника податків, повинен виписати компенсуючу ПН.Отже, витрати на алкоголь можуть бути включені у витрати підприємства, але податкові органи зазвичай їх не визнають, що може призвести до судового оскарження. ПДВ на алкоголь може бути включений у податковий кредит, якщо витрати визнані, в іншому випадку потрібно скласти компенсуючу ПН. Рішення про включення алкогольних напоїв у витрати слід приймати з урахуванням можливих податкових ризиків та готовності захищати свою позицію в суді.

Раді допомогти, звертайтесь ще!