Відсутність оформлених подорожніх листів призводить до того, що податківці можуть не визнати витрати на пальне, що тягне за собою донарахування податку на прибуток та податкових зобов'язань з ПДВ.

Подорожні листи вже давно втратили статус обов’язкового документа. Але на практиці подорожні листи виконують важливу функцію документального підтвердження витрат на пальне.

Подорожній лист – це документ, де фіксуються дані про пробіг автомобіля, маршрут і використане пальне, але він не містить розрахункової бази для списання палива за нормами. А норми – це спосіб уникнути конфліктів з податківцями щодо раціональності витрат.

Законодавство не встановлює прямої вимоги списувати паливо виключно за затвердженими нормами, але використання нормативів надає підприємству захист під час перевірок.

Сьогодні, замість наказу Мінтранспорту від 10.02.1998 №43 «Про затвердження Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті», що втратив чинність у 2023 році, діють розроблені ДП «ДержавтотрансНДІпроект» Методичні рекомендації з нормування витрат палива, які включають базові норми.

Ці норми мають рекомендаційний характер і не затверджені Мінінфраструктури. Тому підприємства можуть ухвалювати рішення щодо їх застосування на власний розсуд. Для цього керівник видає відповідний наказ.

Отже, порядок дій для списання пального на підставі подорожнього листа:

1. Перевірка заповнення подорожнього листа. Переконайтесь, що всі обов’язкові реквізити подорожнього листа, як первинного документа, присутні:

назва документа, дата, інформація про підприємство,
дані про автомобіль: марка, держномер, пробіг на початок і кінець дня,
показники палива (залишок на початок, витрачено, залишок на кінець),
підпис водія та відмітки медогляду, якщо це передбачено внутрішнім розпорядком.

2. Підготовка акту або бухгалтерської довідки. Подорожній лист фіксує витрати в натуральних одиницях, тому для розрахунку сумових витрат рекомендують складати акт на списання палива. Він містить:

загальну суму витраченого палива за даними подорожнього листа,
вартість витраченого палива, яку слід списати на рахунки витрат.

3. Заповнення відомості на списання (за місяць або інший період). При великих обсягах даних за кілька подорожніх листів (особливо для вантажних авто) можна скласти зведену відомість, яка буде підставою для списання всіх витрат.

4. Перевірка правильності та відповідності нормам. Зокрема, порівнюйте фактичні витрати пального з нормами, затвердженими на підприємстві. Перевищення норм потребує пояснень від водія або підтвердження пов'язаності з господарською діяльністю.

5. Дотримання затвердженої форми і внутрішніх правил. Якщо підприємство затвердило форму подорожнього листа і порядок його обробки, ці вимоги мають дотримуватися. Недотримання затвердженого порядку може призвести до відмови у визнанні витрат на пальне податковими органами.

Оформлювати подорожній лист можна раз на місяць, але місячний подорожній лист однаково має фіксувати щоденні витрати паливно-мастильних матеріалів (ПММ). Вартості пального в подорожньому листі зазначати не потрібно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!